Hvor mye tid bruker du på å administrere e-postene dine hver dag? En time? 30 minutter? Noen timer? Kanskje en halv dag?

Mens e-post er ment å lette kommunikasjonen, mistenker jeg at det noen ganger blir et kontraproduktivt verktøy fordi vi bruker så mye tid på å administrere e-postene dine! Tenk for eksempel på disse tilfellene:

• Fortsetter du å klikke inn i innboksen din, selv om du bare sjekket den for bare 5 minutter siden?
• Bruker du mye tid på å administrere e-postene dine hver dag, som å søke etter e-post, sortere, organisere og slette gammel e-post?
• Gjør du ofte e-post til din første prioritet i stedet for å faktisk få ting gjort?
• Er det dager der du bruker mer tid i innboksen din enn å gjøre ordentlig arbeid?

På slutten av dagen er e-post bare et verktøy for deg å gjøre oppgavene dine. Nedenfor er 11 tips for å forbedre e-postadministrasjonen din:

1. Behandle posten din en gang om dagen

Selv om jeg sjekker posten min flere ganger om dagen bare for å være i løkken (i tilfelle det skjer noe rart som nettstedet mitt går ned, eller hvis det haster med en forespørsel), behandler jeg dem ikke med en gang. Jeg gjør det bare en gang om dagen, enten på begynnelsen av dagen eller om kvelden.

Sett av et daglig tidspunkt for å behandle e-postene dine. Hvis du ikke er ferdig i tidsrommet, fortsetter neste dag. Prioriter de viktigere og gi slipp på resten. (Se nr. 2).

Hvis du er i en stilling på arbeidsnivå hvor du får mange tidssensitive e-postmeldinger, kan du fremdeles praktisere dette. Poenget er ikke å la e-post løpe over livet ditt. Husk at det er et verktøy som hjelper deg med å gjøre arbeidet ditt og ikke selve arbeidet.Reklame

2. Prioriter 20% e-post; Utsett 80%

Ikke alle e-poster er de samme. Jeg elsker 80/20 regel fordi det gjelder hvert eneste område i livet vårt. Inkludert e-post. 80/20 regel er ideen om at 20% av inngangene er ansvarlige for 80% av utgangene i enhver situasjon. Derfor, for å være effektiv, bør vi fokusere på 20% input som fører til 80% output. På samme måte bør vi fokusere på 20% e-post med høy verdi som fører til maksimal produksjon.

Mine 20% e-poster er de som gir meg neste gjennombrudd i arbeidet mitt. De kan være medieforespørsler, intervjuflekker, nettverksmuligheter, forretningsleder, talemuligheter og andre ting som fører til mine 20% forretningsmål. Mine 20% e-postmeldinger inkluderer også folk som har investert i arbeidet mitt, for eksempel min 1-1 coachingklienter , taleoppdrag og lesere som kjøpte kursene og produktene mine. Sist men ikke minst faller også korrespondanser med mine gode venner. Alt annet går inn i 80% e-post.

For 20% e-post, gir jeg dem betydelig prioritet. Jeg svarer vanligvis på dem umiddelbart (spesielt hvis de oppfyller 1-minuttsregelen i nr. 9); hvis ikke, kommer jeg til dem om 1-3 dager. For 80% e-post tar jeg lengre tid å svare, noen ganger svarer jeg ikke engang også (se punkt 4).

3. Ha et svar innen XX dagers mappe

Legg inn e-postmeldingen som trenger svaret ditt i en Svar etter XX dagers mappe, der XX er ukedagen. Jeg setter av tre dager hver uke for å svare på e-post - tirsdag, torsdag og lørdag. På denne måten blir jeg ikke presset til å svare umiddelbart når jeg får e-posten. Jeg leser den, erkjenner den mentalt og tenker over den til det er på tide å svare (i gjennomsnitt 3-8 dager etter mottak av posten).

4. Innse at du ikke trenger å svare på hver e-post

Til tross for hva du synes, trenger du ikke svare på hver e-post. Noen ganger kan ikke noe svar etter en viss periode også betraktes som et svar i seg selv.

Jeg får et stort volum av leserpost, og i en periode svarte jeg på hver eneste e-post som kom inn. Det gjorde ikke noe for meg. Jeg brukte hele dagen på å svare på e-post, og på slutten av dagen ville jeg bli tappet ut og ikke kunne gjøre noe reelt arbeid. Og interessant, ganske mye all e-post jeg svarer på, får aldri noe svar (ikke engang en bekreftelse eller takk), selv når jeg legger ut oppfølgingsspørsmål for å hjelpe dem ytterligere. Jeg mistenker at halvparten av posten ikke blir lest, og den andre halvparten er post som folk sender på impuls, og svarene har ikke noe å si. Uansett har jeg innsett at det er mye mer effektivt å bruke tiden på mer verdifulle oppgaver, for eksempel å jobbe med høyverdige og innholdsrike produkter, støtte mine 1-1 coachingklienter, nye prosjekter og skrive nye artikler.Reklame

Ikke stress for mye med å svare på hver eneste e-post. Svar hvis det hjelper, men hvis kostnadene ved å svare ikke oppveier fordelene, er det kanskje ikke verdt å bekymre seg for det. Bare la det være, og ting vil ordne seg over tid.

5. Opprett malsvar hvis du ofte sender lignende svar

Hvis du ser gjennom den sendte mappen, vil du sannsynligvis finne en trend i ting du svarer på. Posten jeg mottar på nettstedet mitt kan vanligvis klassifiseres i en av få kategorier (1) tilbakemelding / takkepost (2) 1-1 coaching (3) forespørsel om bok / produktomtale (4) talehenvendelser (5) andre . For (1) og (2) bruker jeg maler som jeg har skrevet på forhånd som jeg bruker i svarene mine. Når jeg svarer, vil jeg tilpasse dem i henhold til behovene til den opprinnelige posten. Dette sparte meg enorme mengder tid, sammenlignet med tidligere da jeg skrev inn e-post fra bunnen av.

6. Les bare e-postene som er relevante

Jeg abonnerer på flere nyhetsbrev - for eksempel om kondisjon, selvhjelp, blogging og forretning, men jeg leser ikke alle e-postene de sender. Jeg sletter dem heller ikke, fordi jeg vet at de har verdifull informasjon. I stedet satte jeg gmail til å arkivere dem automatisk til forskjellige etiketter (mapper). Bloggpost blir arkivert i bloggmappen, treningsmail blir arkivert i helse- og treningsmappe og så videre. Per nå har jeg omtrent 30 mapper. Jeg leser dem bare når jeg ønsker å få mer informasjon om emnet.

Du trenger ikke å lese hver eneste e-post som kommer inn. Velg og velg det som er relevant for deg.

7. Struktur e-postene dine i kategorier

Mapper (eller etiketter, hvis du bruker gmail) er der for å hjelpe deg med å organisere postene dine.

For det første, bruk et relevant navnesystem til det du gjør. Hvis de største prioriteringene dine nå er, si (1) å skrive en bok og (2) gå ned i vekt, så navngi mappene dine som det.Reklame

For det andre, bruk hierarkistruktur. mapper på første nivå er for de store kategoriene, og mapper på andre nivå er for underkategorier og så videre. For eksempel har jeg Admin som mappe på første nivå, og Backup, Accounting, Accounts, etc som mapper på andre nivå. Om nødvendig har jeg mapper på tredje nivå for å segmentere dem ytterligere. Gmail har et tillegg som lar deg bruke forskjellige nivåetiketter (Innstillinger> Labs> Nestede etiketter)

Å bruke filtre (# 8) for å automatisk organisere e-post i mapper gjør underverker.

8. Bruk filtre

Filtre er verktøy som hjelper deg med å sortere ut e-post automatisk når den kommer inn i e-posten din. Det er to grunnleggende ting som kreves for et filter - (1) Begrepet å se etter (2) Handling som skal brukes hvis begrepet samsvares. Per nå har gmailen min 20 forskjellige filtre satt opp for forskjellige e-postadresser, emnetitler, brødtekst og hva ikke. Avhengig av hvilket filter det er, blir e-posten automatisk sortert i en respektive mappe / arkivert. Dette minimerer mengden administrative handlinger jeg trenger å gjøre.

Her er videoopplæringen min som deler hvordan jeg konfigurerer e-postfiltrene mine for å oppnå innboks null: 3 enkle tips for å oppnå null innboks ved hjelp av e-postfiltre [Videoveiledning]

9. Bruk 1-minuttsregelen når du svarer

Hvis det tar innen 1 minutt å svare, svarer du det umiddelbart og arkiverer det. Ikke la den sitte i postkassen din i årevis. Det vil kreve enda mer innsats for å la det sveve rundt tankene dine og stadig bli minnet på at du trenger å svare. Bare vær sikker på at du holder deg til tidsrammen på 1 minutt når du svarer, slik at det ikke tar mer tid enn nødvendig. Dette hjelper meg med å fjerne stort sett med post på kort tid.

10. Sett en grense for tiden du bruker i innboksen

Utover 1-minuttsregelen, begrens den totale tiden du bruker i innboksen din. Neste gang du sjekker e-posten din, tid selv . Se hvor lang tid det tar å behandle, lese, svare og sortere gjennom e-posten din. Så spør deg selv hvor mye av den tiden som er godt brukt. Sjansen er at det meste av det ikke tjente absolutt ingen hensikt.Reklame

Noen ganger får du e-post som er alarmerende lange. For disse e-postmeldingene, skann gjennom, se om det er noe relevant for deg, og behandle dem deretter. Svar om nødvendig (og bruk 1-minuttsregelen); arkivere det hvis du ikke har tenkt å svare. Hvis du skal svare, må du ikke føle at du trenger å gå tilbake med en lang e-post bare fordi personen skrev en lang e-post. Det siste du ønsker er en e-postutveksling av essays, som uforvarende vil føre til at du faller inn i et svart hull på e-post. Logg inn i innboksen din, gjør det du trenger å gjøre, og kom deg ut rett etter det.

11. (Nådeløst) Avmeld deg ting du ikke leser

Når du kjører rundt på nettet, registrerer du deg sannsynligvis for en god del av nyhetsbrev og strømmer på impuls som du mister interessen for etterpå. Hvis du ofte sletter e-posten fra abonnementene dine, er det en pekepinn at du bare bør avslutte abonnementet umiddelbart.

Få manifestversjonen av denne artikkelen: [Manifest] 11 tips for effektiv e-postadministrasjon

Original artikkel: 11 enkle tips for effektiv e-postadministrasjon | Personlig fortreffelighet

Fremhevet fotokreditt: Forretningskvinne tegner en e-postkonvolutt via shutterstock.com