Time Management er ferdigheten som låser opp alle andre ferdigheter. I tillegg, hvis du vil komme deg videre bedre, vil tidsstyring hjelpe. Hvis du vil ha en bedre balanse mellom jobb og liv, er tidsstyring svaret. Hvis du vil føle deg mindre overveldet og mer i kontroll, er svaret å administrere tiden bedre. I hjertet av mer effektiv tidsstyring er et tidsstyringssystem og støtte som er et sett med lister. Disse tidsstyringsmalene kan hjelpe deg med å lage disse listene.

Hvis din beste venn skulle bruke tidsstyringssystemet ditt, hva ville hun / han si?

Når du leser denne artikkelen, faller du sannsynligvis inn i en av tre grupper;

• De i fornektelse - 'Jeg er så opptatt, det er ingen måte jeg har tid til å forbedre tidsstyringen.'
• De i uvitenhet - ‘Mitt tidsstyringssystem har fungert bra i 15 år.’
• De i nød - 'Hvis dette kan hjelpe, gir jeg det et forsøk, for jeg er sikker på at jeg kan gjøre noen forbedringer.'

Disse tidsstyringsmalene vil hjelpe til med gruppen 'De i nød'. De er enkle, praktiske, og du kan bruke dem med en gang. Hvis du hadde tid, ville du ha opprettet lignende maler. Det er vanskelig når du er i skyttergravene.

Min lidenskap er å hjelpe andre og å være en ivrig student og trener i tidsstyring i 14 år, jeg ønsket å dele noe av det jeg hadde lært. Lærte på den harde måten, slik at du ikke trenger det.

Hvordan bruke hver av de 14 tidsstyringsmalene

Malene er utformet i rekkefølge etter hvordan de må brukes. Den første er den tøffeste, Viktige resultatområder (KRA) og så blir de gradvis lettere. For eksempel “Daily To Do List”, “Projects List” og “Weekly Evaluation”.

1. Viktige resultatområder Mal for tidsstyring

Se for deg fotballaget du støtter, eller hvis du ikke har et, et lag som en venn støtter, eller bare et du har hørt om. Mine er Oxford United (Cue the mild abuse!). Oxford Uniteds KPI (Key Performance Indicator) er sannsynlig å vinne ligaen. Dette er et lagmål som alle i teamet har som mål å oppnå. Dette målet er ikke for en person. Oxford United kan vinne ligaen, men trakk hver spiller sin vekt? Det er her KRA er viktige. EN Nøkkelresultatområde (KRA) er et individuelt mål. Tanken er at hvis hver person jobber for å oppnå sin KRA, skal teamet oppnå sin KPI. Når vi kommer tilbake til fotballaget vårt, kan målvakten KRA være et 'rent ark'. Striker's KRA er å score ett mål per kamp, ​​og Defender's KRA er å vinne 80% av de takler. Hva er din KRA?

Handling: Fullfør KRA-ene dine ved å bruke tidsstyringsmal nr. 1, slik at du nå hvorfor du er på lønn - KRA. Reklame

2. Daglig oppgaveliste Mal for tidsstyring

Denne tidsstyringsmalen er den enkleste å forstå fordi den bare krever en liste over hva du skal gjøre hver dag. Utfordringen er at mange skriver en kontinuerlig huskeliste og ikke en huskeliste for hver dag. Å ha en gjøremålsliste hver dag fokuserer tankene. Hvis du ikke har en huskeliste hver dag, har to ting en tendens til å skje. Først vil du bli sittende fast i innboksen din fordi det får oss til å tenke at vi jobber hardt og derfor 'opptatt'. For det andre vil noen andre fylle dagen med oppgaver hvis du ikke selv har valgt oppgavene. Disse oppgavene kan komme i form av e-post, en sjefes forespørsel eller handlinger du mottar på et møte. ‘Ha en plan hver dag ellers vil noen ha en for deg’. En daglig gjøremålsliste er grunnlaget for hvert tidsstyringssystem. Bruk denne malen hver dag.

Handling: Fullfør en liste over hva du vil gjøre i morgen ved å bruke tidsstyringsmal nr. 2 slik at du har planen din - The Daily To Do List.

3. Prosjektliste Mal for tidsstyring

Svært få mennesker har en 'levende og pustende' prosjektliste. Noen har en, men den ble skrevet en gang og har ikke blitt oppdatert siden. En prosjektliste er et middel til å vite hva de store greiene er. De tingene som vil ha størst positiv innvirkning på KRA-ene våre. Det er forbindelsen mellom Daily To Do List og årsaken til at du er på lønnen, som er nøkkelresultatområdene. Ved å ha en prosjektliste har du åpenhet om de store og viktige tingene. Forskning forteller oss at hver person har mellom 50 og 70 prosjekter på farten til enhver tid (Hjem og arbeid). Denne malen ber bare om 14.

Handling: Fullfør en liste over prosjekter du jobber med ved å bruke tidsstyringsmal nr. 3 for å holde oversikt over de 'store tingene' - The Projects List.

4. Møteaksjoner Mal for tidsstyring

Møter er nødvendig ondskap for enhver kunnskapsarbeider. Vi kan ikke komme vekk fra dem. De ser ut til å være der timene går tapt og ingenting oppnås. En av de viktigste årsakene til dette er at handlingene enten ikke blir fanget eller ikke fanget godt nok til at noe vesentlig skjer. Selvfølgelig er det også gyldige grunner å møte mål, de riktige deltakerne, fokus osv. Denne malen starter med å få handlingene fanget. Dette er fordi ved å ha fanget klare handlinger, vil folk ikke ha noe rom for å vri seg ved å si: 'Jeg trodde han gjorde det', 'Eller hva betydde den handlingen?', Eller 'Jeg fikk bare handlingene i går. Møtet for 2 uker siden ’.

Handling: Fullfør tidsstyringsmal nr. 4 slik at du kan øke sannsynligheten for at handlinger blir fullført - Meeting Actions.

5. Venter på liste Mal for tidsstyring

Du delegerer til folk. Folk over. Folk nedenfor. Mennesker til siden. Hvordan holder du styr på hvem du har bedt om å gjøre hva når? En venter på liste hjelper deg å holde styr på. Denne malen gir et sted å parkere det du har bedt om å bli gjort, slik at du ikke fortsetter å jakte på personen, og slik at de var tydelige når du ville at oppgaven skulle fullføres. Og slik at du selvfølgelig ikke glemmer det. Nøkkelen til en vellykket Waiting For List er å vurdere den. Dette kan være hver dag mens det er et nytt stykke i tidsstyringssystemet ditt. 'Lenger nede i veien' kan det være bare i starten og på slutten av uken når du blir komfortabel med å bruke denne malen.Reklame

Handling: Fullfør en venter på å bruke tidsstyringsmal nr. 5 slik at du har kontroll over det du har delegert - Venter på liste.

6. Distraksjonsliste Mal for tidsstyring

En av de største utfordringene med tidsstyring, og spesielt i et åpent plankontor, er å starte en oppgave og fullføre den. Elever på vår tidsstyringskurs fortell oss at dette er grunnen til at de føler at de ikke får gjort noe. En del av årsaken til dette er at kunnskapsarbeidere må sjonglere med så mange baller. Dels er det fordi vi utsette fordi vi ikke 'liker en oppgave'. Hovedsakelig er det fordi de ikke har en strukturert måte å håndtere vandrende tanker på. En ‘Distraksjonsliste’ er en enkel mal som du vil ha på skrivebordet ditt. Når du fokuserer på en oppgave og tankene kommer opp i tankene dine, skriver du dem ned, får dem ut av hodet ditt, slik at du kan komme tilbake til oppgaven du har i hånden. Over 50% tid legges til en oppgave ved ikke å starte og fullføre den på en gang. Skriv ut og oppbevar denne malen på skrivebordet eller hold den åpen på skjermen.

Handling: Fullfør distriktsliste tidsstyringsmal nr. 6 slik at du kan holde fokus på å fullføre en oppgave fra start til slutt - distraksjonsliste.

7. Ukemål Mal for tidsstyring

Tenk deg et salgsteam uten salgsmål, eller Oxford Uniteds fotballag som skal ut å spille hver lørdag 'bare for et spark om'. Det er det samme med tidsstyring. Du har sannsynligvis mål (KPI og KRA) for året eller kvartalet. Disse malene utfordrer deg til å ha mål for uken. I begynnelsen av uken spør denne malene: ‘Hvis du skulle se tilbake på denne uken, hva ville du være glad for å ha oppnådd?’. Ved å skrive ned målene våre for uken hjelper det oss å fokusere på det som er viktig når vi setter oss fast i skyttergravene av e-post, telefonsamtaler og møter. Ideelt sett ville de ukentlige målene ha en positiv innvirkning på prioriterte prosjekter, som igjen påvirker KRA-ene dine, som påvirker KPI-ene. Hvis dette skjer, har du en stålkjede av lenker som løper rett gjennom din tidsstyring, slik at den er koblet og sterk.

Handling: Fullfør dine ukentlige mål for denne uken, slik at du har identifisert hva du vil oppnå ved å bruke tidsstyringsmal # 7 - Ukemål.

8. Ukentlig evaluering Mal for tidsstyring

På begynnelsen av uken har du fullført malen 'Weekly Goals' med de 7 tingene du vil oppnå den uken. På slutten av uken er det fornuftig å se hvordan du gjorde det. Ukentlig evalueringsmal spør om du har oppnådd de ukentlige målene med et enkelt verktøy kalt ‘PMI’ - Positivt, minus og interessant. På slutten av uken skriver du 3 ting som var positive om uken, 3 ting som var minus, eller ikke så bra om uken, og 3 ting som var interessante med uken. For eksempel ‘P: Flott møte med ny klient ABC’, ‘M: Bare oppnådd 4 av 7 mål’ og ‘Jeg: To av teamet mitt er sykt’. Den siste boksen ber deg om å ta en gangs handling etter å ha evaluert uken din, f.eks. 'Jeg vil planlegge inn i dagboken min 1 time per uke for XYZ-prosjektet. ’

Handling: Fullfør den ukentlige evalueringen slik at du vet om du har oppnådd dine ukentlige mål ved hjelp av tidsstyringsmal # 8 - Ukentlig evaluering. Reklame

9. Månedlige mål Mal for tidsstyring

I likhet med ‘Weekly Goals’. Denne malen ber deg skrive de store tingene du vil oppnå den måneden.

10. Månedlig evaluering Mal for tidsstyring

I tidsstyringsmalen ‘Månedlig evaluering’ blir du bedt om å evaluere målene du skrev i malen ‘Månedlige mål’.

11. Årsmål Mal for tidsstyring

Malen 'Årlige mål' fullfører målserien; Ukentlig, Månedlig og deretter Årlig. Utfordringen med å sette årlige mål er å gjøre dem store nok til å garantere å være et årlig mål, men likevel ikke for stor til at de kan være 'livsmål'. Livsmål er ikke diskutert i disse malene.

12. Årlig evaluering Mal for tidsstyring

Fullført i januar handler 'Årlig evaluering' om å se tilbake på året som er gått. Identifisere hva som fungerte, hva som ikke fungerte, og leksjonen som ble lært for å skrive neste års årlige mål.

13. Noen dagers liste Mal for tidsstyring

Denne malen er viktig for å oppnå et av hovedtankene til en effektiv tidssjef. Tankesettet oppsummeres best av uttrykket, 'De mest vellykkede menneskene er de med tømmene.' Den daglige oppgavelisten og prosjektlisten er gode maler for å håndtere våre umiddelbare og store oppgaver. The Some Day May Be List er et sted å sette alle de tingene du vil gjøre, men de er bare ikke presserende eller viktige nå. Noen eksempler kan være, 'Arkivering av alle hjemmedokumentene', 'Få pensjon', 'Skriv en arvplan for selskapet ’.

Handling: Fullfør Some Day Maybe List slik at du har et sted å sette ‘alt annet’ ved hjelp av tidsstyringsmal # 13 - Some Day Maybe List.

14. Prosjekttidsledelse Mal

Den gjennomsnittlige kunnskapsarbeideren leder prosjekter, og hvis de er ærlige med seg selv, er deres erfaring med å lede prosjekter akkurat det de har selvlært. De har kanskje hørt om store IT-prosjekter som administreres med Gantt-diagrammer eller kvalifikasjoner som Prince2 . Likevel lengter de etter noe enkelt som gir dem kontroll uten å være for tungvint å bruke. Denne ensidige malen hjelper deg med å administrere viktige prosjekter bedre ved å forberede deg bedre og unngå hovedårsakene til at prosjekter mislykkes .Reklame

Handling: Fullfør Project Time Management Mal # 14 for å forberede deg bedre på viktige prosjekter og for å holde dem på rett spor - Project Template.

Last ned og bruk disse tidsstyringsmalene

Last ned disse 14 tidsstyringsmalene for bruk med penn og papir .

Last ned disse 14 tidsstyringsmalene for å fullføre skjermen.

Begynn med å innlemme en av disse malene i tidsstyringssystemet ditt. Deretter en til en uke senere, til du bruker malen til vanlig. Det tar 21 ganger å danne en vane. Du kan nå bli mer organisert. Lykke til!

Fremhevet fotokreditt: Du var på sonovate.com