Vi er alle skyldige i å utsette innimellom - det er alltid noe mer interessant enn det aktuelle arbeidet. Vi synes vanligvis det ikke er så farlig siden en frist er vår største inspirasjon, og vi gjør vårt beste når vi blir inspirert. Vi kan til og med tulle med det mens vi blir ofre for de forskjellige typer utsettelse.

Utsettelse er imidlertid et enormt sløsing med tid og kan skade produktiviteten.

En undersøkelse i 2015 fant at en person i gjennomsnitt mister over 55 dager per år med å utsette, og kaster bort 218 minutter hver dag på å gjøre uviktige ting.^[1]Her er matte:

218 minutter / dag x 365 = 79570 minutter = 55,3 dager

Det er mye bortkastet tid!

Vi må bekjempe utsettelse til sin kjerne, og vi kan gjøre dette hvis vi blir mer bevisste på oss selv og denne dårlige vanen som kalles utsettelse. Først da kan vi lykkes med å nå våre mål.

5 typer utsettelse (og hvordan fikser du dem)

Det er 5 vanlige grunner til at folk utsetter. For å hjelpe deg med å identifisere årsaken til at du enkelt legger ut ting, er det fem typer utsettelser og utsettere.

Type 1: Perfeksjonisten

Det er de som tar for mye hensyn til mindre detaljer. Perfeksjonisten er redd for å starte oppgaven for hånden fordi de blir stresset over å få alle detaljer i orden. De kan også bli sittende fast i prosessen, selv når de har startet, siden de bare er for redde til å komme videre.

Råd til perfeksjonisten

I stedet for å la besettelsen din med detaljer ta opp all din tid, må du være klar over formålet med oppgavene dine og tildele en tidsbegrensning til hver for å takle denne typen utsettelse.^[to]Dette vil tvinge deg til å holde fokus og fullføre oppgaven innen tidsrammen.Reklame

For eksempel:

Hvis du skal skrive en rapport, må du først være klar over formålet med rapporten.

Hvis målet med å ha rapporten er å tydelig presentere endringene i dataene de siste månedene, ikke svett for mye om å skrive opp mange fine ord; heller fokusere mer på figurer og diagrammer. Bare sørg for at målet kan nås, og det er egentlig ikke nødvendig å jobbe med ting som ikke hjelper deg med å nå det endelige målet.

Type 2: Drømmeren

Dette er noen som liker å lage den ideelle planen mer enn å ta affære. De er veldig kreative, men synes det er vanskelig å fullføre en oppgave.

Råd til drømmeren

For å hindre deg i å bli båret av den uendelige fantasien med denne typen utsettelse, kan du få føttene tilbake på bakken ved å sette spesifikke (og oppnåelige) mål for hver dag basert på SMART rammeverk . Sett et mål og del opp planen i små oppgaver som du kan ta grep med med en gang.^[3]

For eksempel:

Hvis du drømmer om å våkne tidligere hver dag, må du sette et klart mål for det: Om 3 uker våkner jeg klokka 06:30 hver dag.

Del deretter dette målet opp i mindre oppgaver:

• Fra i kveld og utover skal jeg sove før 23:00.
  • Still alarm for å minne meg på å gå i dvale
  • Planlegg tidligere vennesamlinger slik at jeg kan sove tidlig
• For den første uken vil jeg våkne klokka 07:30, selv for ikke-virkedager
  • Gå jogging eller svømming om morgenen i helgene

Du bør også reflektere over fremgangen din mens du jobber. Spor input og output for hver oppgave, slik at du enkelt kan fortelle hvilke oppgaver som bare er bortkastet tid med liten betydning. Dette kan hjelpe deg med å fokusere på å gjøre de tingene som gir positive resultater, noe som vil forbedre produktiviteten.Reklame

Type 3: Avoider

Bekymringene er redde for å ta på seg oppgaver som de tror de ikke klarer. De vil heller utsette arbeidet enn å bli bedømt av andre når de ender med å gjøre feil.

Råd til Avoider

Jeg vet at det å sjekke e-post virker fristende, men ikke gjør det å svare på e-post til det første på oppgavelisten.^[4]Oftere enn ikke er e-post uviktig, men de stjeler tid og mental energi før du selv legger merke til det.

Fokuser i stedet på det verste først for å takle denne typen utsettelse. Bruk morgenen din på å jobbe med det du synes er mest utfordrende. Dette vil gi deg en følelse av prestasjon, og det hjelper deg med å bygge fart for en produktiv dag fremover.

Prøv å dele opp oppgavene dine i mindre underoppgaver. Forstå hvor mye tid og energi som virkelig trengs for en gitt oppgave, og gjør realistiske beregninger.

For eksempel:

En rapport på 2000 ord ser ut til å ta mye tid og krefter, og det virker skummelt å bare begynne å jobbe med den. Men er det allikevel å bryte dette ned i mindre biter, slik at det virker mindre skummelt? Du kan prøve dette:

• Innledning: rundt 100 ord (15 min)
• Innholdsfortegnelse (5 min)
• Rapport om den økonomiske statusen: et diagram med 100 ord som støttetekst (20 min)
• Case study: 3 saker basert på den nye forretningsmodellen med rundt 400 ord hver (rundt 40 min hver)
• Konklusjon: rundt 800 ord (30 min)

Ser det mye lettere ut nå?

Type 4: The Crisis-Maker

Kriseprodusenten presser bevisst tilbake arbeidet til siste øyeblikk. De synes tidsfrister (krisene) er spennende og mener at de fungerer best når de jobber under press, noe som får dem til å klare tiden dårlig. Reklame

Råd til Crisis-Maker

Å bli tvunget til å skynde arbeidet fordi du vil prestere bedre, er bare en illusjon fordi det faktisk ikke gir deg rom for å gjennomgå arbeidet for å gjøre det bedre etterpå med denne typen utsettelse.

Hvis du alltid forlater jobben til siste øyeblikk, kan du prøve å bruke Tomatteknikk , utviklet av italiensk gründer Francesco Cirillo.

Det fokuserer på å jobbe i korte, intenst fokuserte bursts, og deretter gi deg selv en kort pause for å komme deg og starte på nytt.

For eksempel:

Bruk en tidtaker og del det komplekse arbeidet ditt i små, håndterbare økter. Mellom de små øktene, gi deg selv en pause for å komme deg.

Mens du gir hjernen din en jevnlig pause, kan det øke ytelsen din ved å lade hjernens energi, men når du har fullført oppgavene tidligere, kan du ha god tid til å gå gjennom arbeidet ditt igjen for å gjøre det enda bedre.

Type 5: Den travle utsetteren

Denne typen utsettere er de kresne. De har problemer med å prioritere oppgaver fordi de enten har for mange av dem eller nekter å jobbe med det de ser som uverdig for deres innsats. De vet ikke hvordan de skal velge oppgaven som er best for dem, og bare utsette å ta beslutninger.

Råd for den travle utsetteren

Du må få prioriteringene dine rett når du får denne typen utsettelse. Viktige oppgaver bør prioriteres fremfor presserende, fordi presserende ikke alltid betyr viktig. Du har bare så mye tid og energi, og du vil ikke kaste bort det på ting som ikke betyr noe.

Identifiser formålet med oppgaven din og forventet resultat. Viktige oppgaver er de som gir verdi på sikt.Reklame

Å svare på en e-post som sier, vennligst kom tilbake så fort som mulig, men før du svarer på e-posten, kan du tenke på hvor viktig den er sammenlignet med andre oppgaver.

For eksempel:

Tenk deg at e-posten blir sendt av en klient som spør om fremdriften i et prosjekt, og hun vil at du skal svare på henne så snart som mulig; samtidig har du en annen oppgave med å fikse logistikkproblemet som berører alle prosjektene. Hvilken skal du håndtere først?

Tidskostnaden for å svare på en e-post er lav, men fordelen er også veldig lav fordi du bare tilfredsstiller en kundes forespørsel. Å fikse logistikkproblemet tar sannsynligvis mye mer tid, men det er også mye mer verdt det, fordi ved å løse problemet sparer du alle prosjektene på hendene, til fordel for hele selskapet.

Bunnlinjen

Du vil kanskje legge merke til at de fleste av egenskapene til utsettere har å gjøre med deres tankesett. Folk fortsetter å utsette arbeidet på grunn av frykt. Dette er nøyaktig hvorfor justering av vår holdning til arbeid kan hjelpe oss å slutte å utsette.

Å endre tankesett kan virke som mye arbeid, men ved å gjøre de minste tingene hver dag blir du vant til måten du håndterer arbeidet på - fra å sette mål, til å bryte ned oppgaver, til å evaluere verdiene til hver oppgave.

Det er ingen morgendag når det gjelder denne vanen. Du må overvinne utsettelsen i dag. Få flere tips i denne Lifehack Fast-Track-klassen: Ikke mer utsettelse .

Mer om å overvinne typene utsettelse

• Hva er utsettelse og hvordan du kan stoppe det (den komplette guiden)
• De 10 beste Ted-samtalene om utsettelse som vil tenne motivasjonen din
• Hvordan utsettelse gjør tidsstyring ineffektiv

Fremhevet fotokreditt: Nick Fewings via unsplash.com

Referanse