Vi har alle de dagene når det å fullføre våre tildelte oppgaver virker utenfor rekkevidde. Med fristelsen til sosiale medier, mobilspill og internett generelt - for ikke å nevne den stadige maset på kontoret - er det lett å bli bytte for forstyrrelser og distraksjoner på jobben.

Så, hva kan vi gjøre med det? Hvordan være produktiv på jobben?

Selv om vi ikke har et idiotsikkert system som helt kan eliminere forstyrrelser og avvik, har vi ni grunnregler som kan brukes for å gi produktivitetsnivået ditt et løft.

Fortsett å lese for å finne ut våre tips om arbeidsproduktivitet.

Innholdsfortegnelse

1. Hva betyr det å være produktiv?
2. 9 grunnregler for hvordan du kan være produktiv på jobben
3. Bunnlinjen
4. Flere tips om produktivitet

Hva betyr det å være produktiv?

Hvordan være produktiv på jobben? er det eldgamle spørsmålet som plager både ansatte og arbeidsgivere over hele verden. Uansett hvor du jobber og hva du gjør, leter alle alltid etter nye måter å bli mer effektive.

Men hva innebærer det å være produktiv?

Å fullføre flere oppgaver på listen eller jobbe lengre timer betyr ikke nødvendigvis at du er mer produktiv. Det betyr bare at du er mer opptatt, og produktivitet bør ikke forveksles med travelhet.

Produktivitet betyr å oppnå effektive resultater på så kort tid som mulig, slik at du får mer tid til å nyte fritt.

Det innebærer å jobbe smartere, ikke vanskeligere. Det betyr å foredle prosesser, øke hastigheten på arbeidsflytene og redusere sjansene for forstyrrelser.

Produktivitet oppnås best når du ser på din nåværende arbeidsmåte, identifiserer flaskehalser, mangler og hindringer, og deretter finner måter å forbedre seg på.

9 grunnregler for hvordan du kan være produktiv på jobben

1. Unngå multitasking

Multitasking kan gi inntrykk av at flere oppgaver kan utføres mens du gjør flere ting samtidig. Det motsatte er imidlertid sant.Reklame

Forskning har vist at forsøk på å gjøre flere ting samtidig tar en toll på produktiviteten, og at skift mellom oppgaver kan koste opptil 40 prosent av noens tid.^[1]Det er fordi fokus og konsentrasjon konstant hindres på grunn av at du må bytte mellom oppgaver.

Hvis du har mange oppgaver på tallerkenen din, bestemme prioriteringene dine og tildel nok tid til hver oppgave. På den måten kan du jobbe med det som haster først og ha nok tid til å fullføre resten av oppgavene dine.

2. Slå av varsler

I følge en Gallup-avstemning innrømmer mer enn 50 prosent av amerikanske smarttelefoneiere å ha sjekket telefonene sine noen ganger i timen.^[to]

Å slå av telefonen - eller i det minste varslene - i arbeidstiden er en god måte å forhindre at du sjekker telefonen hele tiden.

Det samme gjelder datamaskinen din. Hvis du har privilegiet å få tilgang til sosiale medier på arbeidsbordet ditt, må du slå av varslene der.

Et annet godt tips er å logge av fra sosiale medier. Derfor når du føler lyst til å sjekke det, kan det hende du blir svinget fordi siden din ikke er så lett tilgjengelig.

3. Administrer avbrudd

Det er visse forstyrrelser på kontoret som er uunngåelige, for eksempel at lederen din ber om et raskt møte eller kollegaen din ber om hjelp. For å takle dette er din beste tilnærming å vite hvordan du skal håndtere forstyrrelser som en profesjonell.

Vær proaktiv og informer menneskene rundt deg om ditt behov for å fokusere. Slå på statusen din som opptatt / utilgjengelig på jobbchattappen din.

Hvis du er på frist, kan du fortelle kollegaene at du trenger å konsentrere deg, og at du virkelig vil sette pris på å ikke bli avbrutt for øyeblikket, eller til og med jobbe hjemmefra hvis det er et mulig alternativ for deg.

Ved å forutse og ha en plan for å administrere dem, vil dette minimere sjansene dine for å bli påvirket av forstyrrelser.

4. Spis frosken

Mark Twain sa en gang berømt at:Reklame

hvis det er din jobb å spise en frosk, er det best å gjøre det først om morgenen. Og hvis det er din jobb å spise to frosker, er det best å spise den største først.

Hva dette i utgangspunktet betyr er at du først skal få den største, mest presserende oppgaven din ut av veien.

Vi har alle den store, viktige oppgaven som vi ikke vil gjøre, men vet at vi må gjøre fordi den har den største konsekvensen hvis vi ikke fullfører den.

Spis frosken er en produktivitetsteknikk som oppfordrer deg til å gjøre den viktigste, mest uønskede oppgaven først. Å fullføre denne oppgaven før noe annet vil gi deg en enorm følelse av prestasjon. Det vil få ballen til å rulle resten av dagen og motivere deg til ivrig å fullføre de andre oppgavene dine.

5. Kutt ned på møter

Møter kan bruke mye tid, som er tid som kan brukes til å gjøre noe nyttig.

Du må vente på at alle skal ankomme, så etter at trivselen er ute av veien, kan du endelig bli sittende fast i den. Og noen ganger kan det ta en hel time å stryke ut ett enkelt problem.

Alternativet? Ikke ordne et møte i det hele tatt. Du vil bli overrasket over hvor mange ting som kan løses via en e-post eller en rask telefonsamtale.

Men det betyr ikke at du bør eliminere møter helt. Det er visse omstendigheter der det fortsatt er nødvendig å diskutere og forhandle ansikt til ansikt. Bare vær sikker på at du veier opp alternativene tidligere.

Hvis det bare er informasjonsdeling, er det sannsynligvis bedre å sende en e-post. men hvis det kreves idédugnad eller grundig diskusjon, vil et personlig møte være best.

6. Bruk verktøy

Å ha de riktige verktøyene å jobbe med er avgjørende, siden du bare er så god som ressursene du har til rådighet. Ikke bare vil du kunne fullføre oppgaver så effektivt som mulig, men de kan strømlinjeforme prosesser. Nevnte prosesser er essensielle for en bedrift da de administrerer oppgaver, holder ansatte tilkoblet og holder viktige data.

Hvis du er leder eller bedriftseier, må du sørge for at teamet ditt har de riktige verktøyene på plass.Reklame

Og hvis du er en ansatt og mener at verktøyene du for øyeblikket må jobbe med ikke er helt på nivå, kan du informere lederen din. En god teamleder forstår betydningen av å ha de riktige verktøyene og hvordan det kan påvirke ansattes produktivitet.

Noen eksempler på verktøy som kan brukes:

Kommunikasjon

• Slakk for teamchatt og samarbeid.
• Samside for programvare for videokonferanser.
• Zendesk for kundeserviceengasjement.

Oppgavebehandling

• Zenkit for oppgave- og prosjektsamarbeid.
• Wunderlist for å liste opp dine gjøremål.
• Wekan for et åpen kildekode-alternativ.

Database ledelse

• Zoho Creator for en gratis online database.
• Ninox for en rekke maler.
• QuintaDB for en nettformularbygger og CRM.

Tidssporing

• Clockify for en gratis tracker.
• TMetrisk for integrering av arbeidsområdet.
• TimeCamp for oppmøte og produktivitetsovervåking.

Du kan også ta en titt på disse Topp 10 produktivitetsverktøy som hjelper deg med å oppnå 10 ganger mer på kortere tid .

7. Declutter og Organiser

Å ha et uorganisert og rotete arbeidsområde kan begrense din evne til å fokusere. Ifølge forskere kan fysisk rot påvirke din konsentrasjonsevne og ta inn informasjon negativt.^[3]Derfor er det viktig å holde arbeidsmiljøet godt ordnet og rotfritt.

Sørg for at du har ditt eget organisasjonssystem slik at du vet hva du skal gjøre når papirene begynner å hoper seg opp.

Å være organisert vil også sikre at du vet hvor du finner riktig papirvarer, verktøy eller dokumenter når du trenger det. En amerikansk studie avslører at den gjennomsnittlige arbeidstakeren kan kaste bort opptil en uke i året på å lete etter feilplasserte gjenstander.^[4]

Her er en nyttig guide som hjelper deg med å avklare og organisere: Hvordan du kan miste livet ditt og redusere stress (Den ultimate guiden)

8. Ta pauser

Å ta regelmessige pauser er viktig for å opprettholde produktiviteten på jobben. Arbeid foran en datamaskin kan føre til en stillesittende livsstil som kan gi deg en høyere risiko for hjertesykdom, diabetes og fedme. Selv et 30 sekunders mikrobrudd kan øke produktivitetsnivået opp til 30 prosent.

I tillegg til din fysiske helse, er pauser også avgjørende for din mentale og følelsesmessige velvære. Det er fordi hjernen din er som en muskel, jo mer den fungerer uten pause, jo lettere er det å bli slitt.

Å sørge for at du faktisk tar pausene, kan forhindre at du lider av beslutningstretthet. Det kan også bidra til å øke kreativiteten.

Ta en titt på denne artikkelen og lær hvorfor du bør begynne å planlegge tid for pauser: Viktigheten av å planlegge nedetidReklame

9. Drikk vann

Selv om vi vet at vi burde det, er det lett å glemme å drikke nok vann i løpet av arbeidsdagen.

Mange av oss henvender oss til te eller kaffe for koffein hit for å holde oss i gang. Imidlertid, som å ta pauser, er drikkevann viktig for å opprettholde produktivitetsnivået på jobben. Det er enkelt og effektivt.

Ikke drikker nok vann kan føre til dehydrering og også hodepine, tretthet og vektøkning.

Et godt tips for å unngå dehydrering er å holde en vannflaske ved skrivebordet, da den kan tjene som en påminnelse om å drikke vann hele tiden.

Hvis du synes smaken av vann er litt kjedelig, kan du legge til litt frukt som agurk eller sitron for å gi det en bedre smak.

Du kan også få flere ideer om hvordan du drikker mer vann her: Hvordan drikke mer vann (og hvorfor du bør)

Bunnlinjen

De foregående 9 grunnleggende reglene for arbeidsproduktivitet er ikke alt-i-alt. Du og selskapet du jobber for kan ha andre tips om hvordan produktiviteten best økes og opprettholdes.

Tross alt er det noe som kan oppfattes annerledes, avhengig av nøyaktig jobb og arbeidsmiljø.

Når de sa at de 9 grunnleggende reglene tjener som et godt grunnlag for alle som finner seg under forstyrrelser og distraksjon, og leter etter måter å overvinne dem på.

Et godt tips å huske på er at endring ikke skjer over natten. Begynn i det små og vær konsekvent . Hvis du sklir opp, er det bare å støve deg av og prøve igjen.

Utviklingsvaner skjer gradvis, så så lenge du følger med på det, vil du snart begynne å legge merke til endringene du har gjort, og til slutt nyte frukten av arbeidet ditt.Reklame

Flere tips om produktivitet

• Den ultimate guiden til prioritering av ditt arbeid og liv
• 30 beste produktivitetsbøker du bør lese for å øke produktiviteten din
• 13 strategier for å starte produktiviteten din
• Den forsiktige delegasjonskunsten

Fremhevet fotokreditt: Cathryn Lavery via unsplash.com

Henvisning