Alle ledere og ledere må mestre kunsten i delegasjonsprosessen. Å forstå hvordan og når man skal tildele ansvar til andre er viktig for å opprettholde et høyt produktivitetsnivå, både på et personlig og organisatorisk nivå. Delegering av oppgaver er også viktig for effektiv ledelse.

Å lære å delegere er å bygge et sammenhengende og effektivt team som kan oppfylle tidsfrister. Videre vil det å vite når og hvordan du delegerer arbeid redusere arbeidsmengden din, og dermed forbedre trivselen din på jobben og øke arbeidsglede. Dessverre er mange ledere usikre på hvordan de skal delegere riktig, eller nølende med å gjøre det.

I denne guiden vil du oppdage hva delegering egentlig innebærer, hvordan delegering av oppgaver gagner teamet ditt, og hvordan du tildeler oppgaver effektivt.

Innholdsfortegnelse

1. Viktigheten av delegering
2. Hvorfor frykter folk å delegere oppgaver?
3. Forskjellen mellom delegering og tildeling
4. Hvordan delegere oppgaver effektivt
5. Bunnlinjen
6. Flere tips for produktivt lederskap

Viktigheten av delegering

An god leder vet hvordan man delegerer. Når du delegerer noe av arbeidet ditt, frigjør du tiden din og oppnår mer hver dag.

Effektiv delegering fremmer også produktivitet og god tidsstyring i et team ved å trekke på det eksisterende ferdighetssettet til medlemmene og la dem utvikle ny kunnskap og kompetanse underveis. Resultatet er et mer fleksibelt team som kan dele roller når behovet oppstår^[1].

Når du er villig til å delegere, fremmer du en atmosfære av tillit og tillit. Dine handlinger sender et tydelig signal: som leder stoler du på underordnede for å oppnå ønsket resultat. Som et resultat vil de tenke på deg som en sympatisk og effektiv leder som respekterer deres ferdigheter og behov.

Delegasjon handler ikke om bjeffende ordrer og håper at de ansatte faller i kø. En lederjobb er å få det aller beste fra dem under deres tilsyn og ved å maksimere produktivitet og fortjeneste ^[2].

Her er et eksempel på dårlig delegering:Reklame

Forsiktig delegering hjelper til med å identifisere og utnytte de unike styrkene og svakhetene til teammedlemmene. Delegasjon øker også ansattes engasjement ettersom det viser at lederne er interessert i å trekke på talentene sine.^[3]

Hvorfor frykter folk å delegere oppgaver?

Delegasjon øker produktiviteten, men ikke alle ledere er villige eller i stand til å delegere.^[4]Hvorfor? Her er noen vanlige årsaker:

• De misliker ideen om at noen andre kan få æren for et prosjekt.
• De er i prinsippet villige til å delegere, men er redd teamet deres ikke vil kunne håndtere mer ansvar.
• De mistenker at de ansatte allerede er overarbeidet og føler seg motvillige til å øke byrden.
• De mistenker at det er enklere og raskere bare å gjøre en oppgave selv.
• De liker ikke ideen om å gi slipp på oppgaver de liker å gjøre.
• De frykter at hvis de delegerer ansvar, vil deres egen leder konkludere med at de ikke kan takle arbeidsbelastningen.

Forskjellen mellom delegering og tildeling

De fleste tror at delegering og tildeling er synonymt, men det er et viktig skille mellom de to.^[5]

Når du tildeler en oppgave, instruerer du bare en underordnet til å utføre en bestemt handling. Du forteller dem hva de skal gjøre, og de gjør det - det er så enkelt.

På den annen side innebærer delegering å overføre noe av ditt eget arbeid til en annen person. De mottar ikke bare et sett med instruksjoner.Den viktige delen er at de blir plassert i en rolle som krever at de tar beslutninger og blir holdt ansvarlige for å fullføre oppgaven.^[6]

Hvordan delegere oppgaver effektivt

Så hva er den beste måten å delegere arbeid på, slik at du kan bekjempe frykten for delegering, bygge et effektivt team og jobbe raskere? Her er en trinnvis guide:

1. Vet når du skal delegere

Ved å forstå hvor mye kontroll du trenger for å opprettholde en situasjon, kan du bestemme den beste strategien for å styrke arbeidstakere. Det er 7 delegasjonsnivåer som gir arbeidstakere forskjellige grader av ansvar.Reklame

Denne korte videoen forklarer disse nivåene og gir eksempler på når det er hensiktsmessig å bruke hvert av dem:

Delegasjon skjer langs et spekter. Det laveste delegeringsnivået skjer når du forteller andre mennesker hva de skal gjøre. Det gir liten mulighet for ansatte å prøve nye tilnærminger. Den mest bemyndigende formen for delegering oppstår når du er i stand til å gi opp mesteparten av kontrollen over prosjektet til den ansatte.

Å vite hvordan du delegerer arbeid hjelper deg med å forstå hvordan du kan koble mennesker med oppgaver som utnytter talentene best. Når det er gjort riktig, sørger det for at du får det beste sluttresultatet.^[7]

Når du bestemmer deg for hvordan du skal delegere arbeid, kan du stille følgende spørsmål:

• Må du ha ansvaret for denne oppgaven, eller kan noen andre gjøre det?
• Krever dette oppmerksomheten din for å lykkes?
• Vil dette arbeidet hjelpe en ansatt med å utvikle sine ferdigheter?
• Har du tid til å lære noen hvordan du gjør denne jobben?
• Forventer du at oppgaver av denne art vil gjenta seg i fremtiden?

2. Identifiser den beste personen for jobben

Du må sende fakkelen til riktig teammedlem for at delegasjonen skal kunne jobbe. Målet ditt er å skape en situasjon der du, din bedrift og den ansatte har en positiv opplevelse.

Tenk på teammedlemmers ferdigheter, vilje til å lære og deres arbeidsstil og interesser.Personen du delegerte vil være i stand til å utføre arbeidet mer effektivthvis de er dyktige, coachbare og interesserte. Når det er mulig, gi en ansatt en sjanse til å spille etter styrkene.

Uerfarne arbeidstakere kan trenge mer veiledning enn erfarne veteraner. Hvis du ikke har tid til å sette den nyere medarbeideren i stand til å lykkes, er det ikke rettferdig å delegere til dem.

Du må også vurdere hvor opptatt de ansatte er. Det siste du vil gjøre er å overvelde noen ved å gi dem for mange ansvarsoppgaver.Reklame

3. Fortell og selg for å få medlemmets innkjøp

Etter at du har funnet den perfekte personen for jobben, må du fortsatt få dem til å påta seg det nye ansvaret. La dem få vite hvorfor du valgte dem til jobben.^[8]Når du viser andre at du støtter veksten deres, bygger det en kultur av tillit. Ansatte som ser delegerte oppgaver som muligheter, blir mer sannsynlig investert i resultatet.

Når du jobber med nyere ansatte, uttrykk din vilje til å gi kontinuerlig støtte og tilbakemelding. For erfarne ansatte, ta hensyn til deres tanker og erfaringer.

4. Vær tydelig og spesifikk om arbeidet

Det er viktig å forklare ansatte hvorfor prosjektet er nødvendig, hva du forventer av dem, og når det skal forfalles.^[9]Hvis de vet hva du forventer, vil de sannsynligvis levere.

Ved å stille klare forventninger hjelper du dem med å planlegge hvordan de skal utføre oppgaven. Sett opp milepæler for prosjektet slik at du kan kontrollere fremdriften uten mikromanagement. Hvis den ansatte har problemer med å oppfylle en milepæl, har de fortsatt tid til å korrigere før det endelige produktet forfaller.

Denne typen ansvarlighet brukes ofte på universiteter. Hvis studentene bare vet forfallsdato og grunnleggende krav for å fullføre større forskningsoppgaver, kan de utsette arbeidet til ellevte time. Mange programmer krever at studentene møter rådgivere ukentlig for å få veiledning, adressestruktur og trene kinks i metodene sine før frister. Disse tiltakene setter studentene i stand til å lykkes, samtidig som de gir dem rom for å produsere stort arbeid.

5. Støtt dine ansatte

For å se de best mulige resultatene av delegering, trenger dine underordnede ressurser og støtte fra deg. Koble dem med opplæring og materiale for å utvikle ferdighetssett de ikke allerede har.^[10]

Det kan ta mer tid foran å gjøre ressurser tilgjengelige, men du sparer tid ved å gjøre arbeidet riktig. For gjentatte oppgaver lønner seg denne opplæringen gjentatte ganger.

Noen ganger trenger ansatte hjelp til å se hva de har det bra og hvordan de kan forbedre seg. Å gi og motta tilbakemelding er en viktig del av delegering av oppgaver. Dette er også en god måte å overvåke de delegerte oppgavene som leder. Mens du kan holde oversikt over fremdriften til oppgavene, er du ikke det mikroadministrasjon de ansatte.Reklame

Gjennom hele prosjektet, spør medarbeidere med jevne mellomrom om de trenger støtte eller avklaring. Gjør det klart at du stoler på dem til å gjøre jobben, og du vil skape et rom for dem å stille spørsmål og gi tilbakemelding. Denne tilbakemeldingen hjelper deg med å avgrense måten du delegerer arbeid på.

6. Vis din påskjønnelse

Under periodiske innsjekkinger, gjenkjenn eventuelle gevinster du har sett på prosjektet så langt. Erkjenne at dine ansatte gjør fremskritt mot målet. Fremskridtsprinsippet legger ut hvor viktig det er å feire små gevinster for å holde ansatte motivert.^[elleve]Arbeidere vil være mer effektive og dedikerte hvis de vet at du legger merke til deres innsats.

Å anerkjenne ansatte når de gjør det, hjelper dem å forstå kvaliteten på arbeidet du forventer. Det gjør dem mer sannsynlig å ønske å samarbeide med deg om fremtidige prosjekter.

Bunnlinjen

Nå som du vet nøyaktig hva delegering betyr og teknikkene for å delegere arbeidet effektivt, er du i en god posisjon for å effektivisere oppgavene dine og øke produktiviteten i teamet ditt.

Å delegere er å gi autonomi og autoritet til noen andre, og dermed lette din egen arbeidsmengde og bygge et godt avrundet, godt utnyttet team.

Delegasjonsferdigheter kan virke kompliserte eller skummelt, men det blir mye lettere med tiden. Begynn i det små ved å delegere et par avgjørelser til medlemmer av teamet ditt i løpet av den neste uken eller to.

Flere tips for produktivt lederskap

• Delegere arbeid: Hva skal jeg delegere og hva ikke?
• 10 måter å forbedre ferdigheter i teamledelse og øke ytelsen
• Ledelse vs ledelse: Er den ene bedre enn den andre?

Fremhevet fotokreditt: CoWomen via unsplash.com

Henvisning