Når store livsendringer eller forstyrrelser skjer, er tidsstyring en av de første tingene som flyr ut av vinduet. I slike situasjoner kan tiden miste alle definisjoner. Begrepet presserende og viktige får forståelig nok nye betydninger.

I boken hans, De 7 vanene til svært effektive mennesker , Steven Covey populariserte et konsept han kaller tidsstyringsmatrisen. Covey bryter ned tiden vi bruker mens vi er våken, i fire kvadranter:

• Kvadrant 1 : Haster og viktig. Eksempler: å få hjelp i en medisinsk nødsituasjon, eller å stoppe et lite barn fra å kjøre i trafikken.
• Kvadrant 2 : Ikke haster, men viktig. Eksempler: å skifte olje i bilen din regelmessig, eller oppfylle et internt selskapsmål for å svare meningsfylt på hver kundekontakt innen en time.
• Kvadrant 3 : Haster, men ikke viktig. Eksempler: en kollega som stikker innom for å spørre om selskapets piknik, eller svare på begrensede tilbud.
• Kvadrant 4 : Hverken haster eller viktig. Eksempler: dommerrulling gjennom sosiale medier, svar på nettstedskommentarer lagt ut av folk du ikke kjenner, eller tv-binge-økter.

Her er matrisediagrammet illustrert av Sage Automation:^[1]

For å gjøre best mulig bruk av disse fire kvadranter, må vi være brutalt ærlige om hvordan - og til hva - vi tildeler Coveys vilkår. Slik gjør du det:

1. Sett en dollarfigur på tiden din

Hvis du vil eliminere tidssvindene i livet ditt, begynn å behandle tiden din som om det var penger. Å vurdere tid som en eiendel kan føles som et litt uklart konsept. Å sette dollartegn på timene dine vil gi klarhet i en hast.

Finansekspert Dave Ramsey foreslår at du sporer hver krone du tjener ved å tildele alle pengene dine til en kategori. For eksempel kan $ 1000 av din neste lønnsslipp falle inn i leiekategorien, $ 400 kan gå til dagligvarer og så videre.Reklame

Inntil du begynner å navngi og spore tiden din, vil tidsstyring ikke være annet enn gjetning og magefølelser. Å kombinere Covey-tidsstyringsmatrisen og Ramsey-teknikken er det første skrittet mot å sette deg i førersetet for tidsstyring. Kanskje du bestemmer at tiden din har en kontantverdi på $ 30 per time. På slutten av en Netflix-binge finner du for eksempel at du har brukt 4,5 timer. Det kommer til en nettoverdi på $ 135. Registrer dette i en daglig logg under underholdning.

Hvis du er som folk flest, vil sannsynligheten din for klarhet sannsynligvis komme i slutten av måneden når du summerer dollarverdiene du har tildelt til de forskjellige livskategoriene dine.

Mens du kanskje har trukket av $ 135 som ble brukt på en enkelt TV-binge, hvordan vil du føle deg når du oppdager at du på en måned brukte 1485 $ i den kategorien? Som et referansepunkt, kommer din tilgjengelige varebeholdning for en 31-dagers måned, forutsatt 16 våkne timer om dagen, til $ 14 880. Arbeidstid alene har sannsynligvis suget opp noe i området $ 4500- $ 6000.

Nå har du makten til å bringe virkelig klarhet i å administrere prioriteringene dine. Var det å se på TV virkelig verdt nesten 10% av de totale våkne timene dine? Bare du kan svare på dette spørsmålet.

2. Forbered deg på suksess med tidsstyringsmatrise

Start med å skrive ut hver oppgave

På dette punktet er alt du prøver å gjøre å tømme hjernen din. Ikke bruk noe energi på å tenke på haster, betydning eller frist. Den delen kommer senere. Foreløpig er det bare å gjøre ditt beste for å få alle oppgavene til å surre rundt i hjernen din i et regneark eller på papir.

Bruk verktøyene som fungerer best for deg, slik at du kan laste ut tankene dine så raskt som mulig. Ikke stopp før du er trygg på at du har fanget alt.

Deretter tildeler du en frist til hver oppgave

Start med å fylle ut de fristene du vet å være satt i stein. For å opprettholde sunne forhold, vil du prioritere forpliktelsene du allerede har gjort mot andre mennesker. Hvis det er mulig, kan du sette fristene dine foran det du har lovet - det kan hende du trenger den fleksitiden lenger nede. Start med et tidsstyringsmål om å være kjent som den typen person som underlover og overleverer.Reklame

Fremhev oppgavene du vet at haster. Vær forsiktig med bruken av begrepet haster. Det som virker presserende for deg, kan ikke ha noen betydning for din familie, venner og kunder. Alle trenger å komme med en personlig arbeidsdefinisjon, men for å starte, bruk denne klassifiseringen sparsomt.

Prioriter tidligere forpliktelser når du klassifiserer. Du kan alltid gå tilbake og oppgradere en bestemt oppgave til denne statusen, men begynn med å vise litt tilbakeholdenhet. Tross alt, hvis alt er presserende, så kan ingenting ha det virkelig presserende.

Omorganiser listen din etter viktighet

Det er her det virkelig kan lønne seg å bruke et regneark i stedet for papir. Sett inn en viktighetskolonne i regnearket, eller velg en annen farget penn eller markør hvis du bruker papir eller indekskort. Gi hver oppgave en viktighetsvurdering fra 1 (ikke i det hele tatt viktig) til 100 (av største betydning).

Jeg liker personlig å bruke en skala fra 1 til 100 på grunn av granulariteten den gir. For eksempel kan to oppgaver begge rangere en 8 på en skala fra 1 til 10, men du kan skille mellom en 82 og en 88 når du sorterer.

3. Plugg livet ditt inn i tidsstyringsmatrisen

Nå, ta et skritt tilbake og se på hva du har. Hvis du har gjort leksene dine, bør du nå se alle oppgavene dine sammen med rangeringene for viktighet og haster.

Begynn å flytte hver oppgave til en av de fire kvadranter i tidsstyringsmatrisen. Start med de åpenbare plasseringene. Når de er på nettet, kan du vurdere de nære samtalene som legitimt kan havne i en av to kvadranter. Du kan begynne å rangere varer når det gjelder betydning eller haster, og det er greit. Du kan innse at noen oppgaver ikke er så viktige eller haster som du først trodde.

Q1: Oppretthold en åpen landingsstripe

Prøv å holde så mange ting utenfor det hasterende og viktige kvadranten du kan. Det er kanskje ikke mulig ved ditt første forsøk på tidsstyring, men sett deg et langsiktig mål om å opprettholde litt åpen plass i Q1. Du kan oppnå dette ved å håndtere oppgaver som vises i de tre andre kvadranter så effektivt og effektivt som mulig.Reklame

For eksempel vil en travel oppstartsgründer fremdeles ønske å holde seg i form, men ikke ha timer å tilbringe i treningsstudioet. Wall Street Journal bestselgende forfatter Dr. John Jaquish anbefaler variabel motstandstrening fremfor tung vekttrening. Variabel motstandstrening er vitenskapelig bevist å gi bedre resultater for kondisjon på langt kortere tid, sier Dr. Jaquish. Dette, kombinert med et høyt proteinholdig kosthold, kan gi gründere de resultatene de ønsker uten å ofre verdifulle timer ut av dagen.

Åpenbart kan du få en klientsamtale 10 minutter fra nå som umiddelbart plasserer noe i Q1. Ingen planlegging eller forberedelser fra din side kunne ha hindret den i å lande der, så det er ikke din feil. Din jobb er å holde landingsbanen tilgjengelig for denne muligheten.

Q2: Slå ut disse oppgavene med dedikerte tidsblokker

Hvis noe er viktig, har det en god sjanse for til slutt å haster. Ved å bruke eksemplet på oljeskift, vil du åpenbart løse denne oppgaven før motoren tar i bruk. Hvis du ikke gjør det, må en Q2-oppgave plutselig omklassifiseres Q1, og du får en helt ny Q1 for å holde selskapet selskap: Få en leiebil.

Andre Q2-oppgaver blir kanskje aldri presserende, men det reduserer ikke viktigheten av disse større bildene. Kanskje du har forpliktet deg til å lære mer for å fremme antiracisme på arbeidsplassen, bemerker forfatter og Forbes-bidragsyter Dana Brownlee. Dette målet vil sannsynligvis ikke realiseres før og med mindre du proaktivt har blokkert tiden i kalenderen din for å sikre at du bruker den nødvendige tiden til det målet.^[2]

Uten en bevisst innsats for å planlegge disse oppgavene, vil de forbli ugjort.

Spørsmål 3: Still noen få spørsmål om dine presserende varer

Minst ett problem med denne kategorien er at presserende oppgaver ofte maskerer seg som viktige. Det er vanlig å forvirre de to, så det er viktig å lære å gjøre dette skillet. Det haster med en tekst fra en potensiell klient du håper å lande, mens en e-post fra forsikringsagenten din som ønsker å planlegge en årlig policygjennomgang, sannsynligvis kan vente til fredag.

E-post, talemeldinger, tekstmeldinger og andre former for øyeblikkelig kommunikasjon har nesten alltid en følelse av haster, men de er kanskje ikke viktige. Når du ser på tingene som har kommet i 3. kvartal, kan du spørre deg selv om du deler avsenders følelse av haster eller ikke. Det kan være på tide å avslutte abonnementet på bestemte grupper, enkeltpersoner eller nyhetsbrev for å minimere rot i Q3.Reklame

Q4: Få mest mulig ut av dine ikke presserende, ikke viktige aktiviteter

Q4 er kvadranten hver kommende tidssjef liker å dumpe på, men ikke vær så forhastet. Mens du absolutt vil eliminere direkte tid suger, er dette også kvadranten der nedetid lever. I stedet for å love at du sverger bort alle Q4-aktiviteter, kan du få mest mulig ut av dem du deltar i.

Først begynner du med å eliminere eller delegere oppgaver som ikke er den beste bruken av tiden din. Visst, rapporten må omformateres, men en praktikant kan sannsynligvis gjøre det for deg. Bruk salgsprogramvare til å automatisere prospekterings-e-post, slik at du ikke trenger å sende dem alle selv.

Når det gjelder å ta en pause, vær bevisst på aktiviteter som gjør at du føler deg uthvilt og de som lar deg føle deg tappet. Si ja til den turen i skogen og nei til å krangle med fremmede på sosiale medier. Ved å velge dine fritidsaktiviteter med omhu får du mest mulig ut av Q4-pengene dine.

Siste tanker

Coveys tidsstyringsmatrise er et enormt verktøy å ta i bruk når du føler at timeplanen din styrer deg i stedet for omvendt. Din suksess vil sannsynligvis koke ned til hvor ærlig du er med deg selv når du tildeler etiketter.

Ikke vær redd for å spørre deg selv: Er dette virkelig presserende? Du må også skille skarpt mellom det som er viktig for deg og det som er viktig for noen andre. Det er altfor lett å godta andres etikett som viktig eller haster ukritisk.

Det er et godt sted for tidsstyring som gir deg full kontroll over timeplanen din uten å gå inn i stiv tenkning. Spesielt gründere må faktorere litt fleksibilitet i timeplanene sine, slik at de kan dra nytte av Q1-muligheter som dukker opp uanmeldt. For mye flex, skjønt, og du vil ende opp med å kaste bort tid. Når du tilpasser teknikkene til Covey og Ramsey for å passe livet ditt, gi deg selv litt nåde til å gjøre feil og justere etter behov. Du kommer dit.

Flere tips for effektiv tidsstyring

• 10 praktiske måter å forbedre tidsstyringsevner
• 10 dokumenterte tidsstyringsferdigheter du bør lære deg i dag
• Hvordan øke arbeidsproduktiviteten: 9 grunnregler

Fremhevet fotokreditt: utforsking # via unsplash.com Reklame

Henvisning