Uansett hvor organisert du er, hvor sammen systemet ditt er, hvor forsiktig du er med å behandle innboksen din, lage en oppgaveliste og jobbe kalenderen din, hvis du ikke stopper innimellom for å se på det store bildet, vil du bli overveldet . Du ender opp ganske enkelt svarer til det som kastes mot deg, i stedet for proaktivt skape forholdene i livet ditt.

Nesten alle produktivitetseksperter anbefaler noen form for gjennomgang, enten det er en formell prosess du går gjennom (som David Allen anbefaler) eller bare noen få minutter av meg tid til å tenke på hvor du er. Selv om det ikke er noe magisk med uken som en tidsenhet, å gjøre en slik anmeldelse ukentlig ser ut til å fungere best - det er en tidsblokk som er veldig dypt innbakt i oss som planleggingsenhet.Reklame

Selv om det er mange variasjoner på gjennomgangstemaet. grunnideen er den samme uansett hvilket system du ser på. En ukentlig gjennomgang koker ned til tre spørsmål:

1. Hva må jeg gjøre i den kommende uken?
2. Hva gjør jeg galt som må løses?
3. Hvilke nye ting skal jeg gjøre for å ta livet mitt i den retningen jeg vil at det skal gå?

Forbereder deg på din anmeldelse

Mens noen klarer å gjøre det bra ved å gjøre en anmeldelse når de finner tid, vil det for de fleste være langt mer fruktbart å ha en dedikert tid til en anmeldelse hver uke. Det skal være en vane, en vanlig avtale du holder med deg selv.

• Planlegg ukentlig gjennomgang i kalenderen din. Tillat deg selv minst en time, helst to.
• Fullfør alt arbeidet ditt før gjennomgangen starter.
• Bli komfortabel. Det kan være lurt å dra et sted du ikke forbinder med arbeid.
• Ta deg 5-10 minutter med stille tid. Meditere, doodle eller bare stirre på hodet - uansett hva som trengs for å sette en buffer mellom deg og dine daglige ting.
• Har noe å skrive i / på.
• Forsikre deg om at du ikke blir forstyrret. Dette er din tid!

GTD Weekly Review

Jeg har allerede skrevet en ganske grundig oversikt over den ukentlige gjennomgangen som definert av David Allen, så jeg begynner med å gjenta det jeg sa der. I følge Allen skal en ukentlig gjennomgang bestå av følgende trinn:Reklame

1. Samle alle løse papirer og legg dem i innboksen din for behandling.
2. Behandle notatene dine for å plukke opp handlingspunkter, avtaler, nye prosjekter, etc.
3. Gjennomgå de forrige kalenderdataene dine for å minne deg på ideer, oppgaver osv. som du kanskje ikke har fanget opp den gangen.
4. Gjennomgå den kommende kalenderen din for å se om det er noen nye handlinger du trenger å legge til i listene dine.
5. Tøm hodet. Skriv ned alt du for øyeblikket har tankene dine, eller fanger oppmerksomheten din.
6. Gjennomgå prosjektlistene for å bestemme hvert prosjekt status og om det er noen handlinger du må ta for å flytte hvert av dem fremover.
7. Gjennomgå neste handlingslister. Gjør dem oppdatert ved å merke av handlinger du allerede har fullført. Bruk fullførte handlinger som utløsere for å minne deg på ytterligere trinn du trenger å ta for ikke at en handling er utført.
8. Gjennomgang venter på lister. Legg til passende oppfølging i handlingslistene dine. Kryss av for alt du allerede har mottatt.
9. Gjennomgå relevante sjekklister.
10. Gjennomgå listen din en dag / kanskje og avgjør om det er noe du er klar til å flytte til listen over aktive prosjekter.
11. Gjennomgå prosjektstøttefilene dine for å sikre at du ikke har gått glipp av noen nye handlinger du må ta.
12. Vær kreativ og modig. Dette er den vanskeligste og dårlig beskrevne delen av prosessen i bøkene til Allen, som er for dårlig, siden det er her magien skjer. Etter å ha ryddet tankene dine for alt du trenger å gjøre for øyeblikket, ta deg tid til å drømme om nye ideer - risikable, kreative, osv. I hovedsak en brainstorming i fri form rundt temaet hva kan jeg gjøre?

Disse trinnene følger et tretrinnsformat:

1. Bli klar: Fest eventuelle løse ender fra uken før, slik at du kan rette blikket mot fremtiden.
2. Bli oppdatert: Planlegg trinnene du må ta i løpet av neste uke for å fremme hvilke prosjekter du for tiden jobber med.
3. Bli kreativ: Tenk på og begynn å planlegge ting du kan gjøre for å bevege livet ditt i en ny retning, eller for å fremme deg forbi ditt nåværende nivå.

Nok en gang på den ukentlige gjennomgangen

Jeg foretrekker å tenke på min ukentlige anmeldelse som et sett med spørsmål å svare på, snarere enn et sett med trinn å kjøre gjennom. Mens jeg fremdeles prøver å gjøre en anmeldelse ukentlig (annenhver uke ser ut til å være mer praktisk for meg, skjønt), gjør jeg også noen få miniomtaler etter hvert som tiden tillater det, i mellom hele vurderingen.

En mini-gjennomgang består av bare noen få spørsmål:Reklame

1. Hva må jeg jobbe med de neste dagene?
2. Hvilke frister har jeg?
3. Er det noen nye prosjekter jeg har tid til å begynne å jobbe med?

Jeg gjør dette med Moleskine foran meg, og viser oppgaver som jeg tenker gjennom hvert av disse spørsmålene. (Senere overfører jeg dem til oppgavestyringssystemet mitt - en mini-gjennomgang er for meg en slags fangst i stedet for behandling.)

Poenget med mini-gjennomgangen er bare å sørge for at jeg holder meg på sporet og ikke lar noe viktig falle gjennom sprekkene. Når jeg setter meg ned for å gjøre en full gjennomgang, er jeg mer opptatt av hvordan livet mitt går generelt. Hele vurderingen består av disse spørsmålene:

1. Hva må jeg jobbe med de neste dagene?
2. Hvilke frister har jeg?
3. Er det noen nye prosjekter jeg har tid til å begynne å jobbe med?
4. Hva gikk galt den siste uken? Hvilke leksjoner kan jeg lære av det?
5. Hva gikk rett den siste uken? Hvordan kan jeg sørge for at mer av det skjer?
6. Hvor godt holder jeg på med alle mine plikter og forpliktelser?
7. Hva kommer opp som jeg trenger å være forberedt på?
8. Hva slags hjelp trenger jeg?
9. Bidrar alt jeg gjør til mitt fremskritt mot målene mine? Hva kan jeg gjøre med ting som ikke er det?
10. Er jeg fornøyd med hvor jeg er? Hva vil jeg endre?
11. Hva er målene mine for neste uke? Måned? 90 dager?

Jeg liker spørsmål / svarformat bedre enn Allen trinn-for-steg fordi a) Jeg gjør det meste av det praktiske på daglig basis uansett, og b) Jeg liker at fokuset på (de fleste av) disse spørsmålene er meg, heller enn tingene mine.Reklame

Det er tross alt poenget med anmeldelsen - ikke for å holde tritt med de tingene du skal gjøre, men for å sjekke inn med deg selv. Og det er viktig - vi har en tendens til å motstå å se for nøye på oss selv, enten fordi det føles egoistisk eller narsissistisk, eller fordi vi er redd for hva vi finner hvis vi ser for nøye .

Hvis det høres for grøtaktig ut for deg, trenger du sannsynligvis det mer enn de fleste. For som jeg fortsetter å si, er poenget med alt dette produktivitet ikke å gjøre mer gjort. Det er for å leve et bedre liv.