Jeg finner kvitteringer på de galeste stedene: ikke bare finner jeg dem i lommebøker og vesker, men det er ikke uvanlig å fiske dem ut av arkivskapet eller ut bak sofaen. Når alt kommer til alt, kan de små papirlappene gli i det øyeblikket ryggen din blir vendt. Den eneste måten å holde dem på linje er å ha et enkelt organisasjonssystem. I mange år har den klassiske tilnærmingen vært en skoeske fylt med kvitteringer. Det er en fin måte å sikre at alle papirbitene våre er på ett sted, men det overlater fortsatt noe å være ønsket. Kom skattesesongen, vi får valget mellom å levere den boksen til en regnskapsfører eller sortere gjennom dem selv. Reklame

Det er andre planer som kan være mer fornuftige: Vi kan eliminere mye av arbeidet som følger med å spore utgifter med litt teknologi. Alternativene nedenfor kan forenkle situasjonen og gi en jevnere skattesesong.

1. Hold deg til plast

Hvis du kan gjøre alle kjøpene dine med et kreditt- eller debetkort, kan du kanskje eliminere kvitteringen. De fleste programvarepakker for bokføring kan hente kontoinformasjonen din for kontoene dine - og tolke den til en viss grad. Det er visse ulemper med å stole helt på kortuttalelsene dine. De fleste identifiserer ikke spesifikt bare hva du har kjøpt, og det kan være vanskelig å huske om en bestemt betaling til bokhandelen i fjor var en utdanningskostnad. Kontantbetalinger kan også gjennom en stor skiftenøkkel i systemet - det er mange muligheter for utgifter du trenger for å holde rede på som bare er kontanter (tenk å dele et måltid med en klient). Det er andre spesifikke problemer som følger med om du bestemmer deg for å bruke debetkort eller kredittkort.Reklame

Du kan imidlertid kommentere utgiftene dine i de fleste bokføringsprogrammer, så så lenge du holder tritt med kvitteringene dine, kan du unngå å organisere og kategorisere kvitteringene utover en gang i måneden. Det er ikke en perfekt løsning, men det vil ikke få regnskapsføreren til å krype på den måten som skoeske med kvitteringer gjør.

2. Velg en tjeneste

For et gebyr, tjenester som Skoeske tar kvitteringene dine og skanner dem inn. De bruker et system som ikke bare gjenkjenner teksten og setter den i et format du kan bruke, men det kan også automatisk kategorisere kvitteringene dine. Fordi Shoeboxed og andre tjenester vanligvis opererer månedlig, kan antall kvitteringer du kan skannes frem til 15. april komme kort. Du kan imidlertid gjøre en kort triage på kvitteringene dine og eliminere alle de som ikke påvirker skattene dine: dagligvarer, filmer og det som ikke trenger å skannes, med mindre du jobber med å få alle utgiftene og budsjett under kontroll.Reklame

Prisene kan variere på slike tjenester. Shoeboxed har planer som går fra $ 9,95 i måneden til $ 49,95 - Jeg anser det som en avtale. Det er betydelig billigere enn å betale noen for å skanne inn kvitteringene for deg.

3. Skann inn kvitteringene dine selv

Ved første øyekast kan det se ut som at skanning i dine egne kvitteringer er et skritt bakover fra å betale en tjeneste for å gjøre det for deg. Men med riktig utstyr kan du ganske mye automatisere prosessen hjemme. I dette tilfellet er riktig utstyr en skanner ment spesielt for kvitteringer: Jeg har brukt Nette mottak systemet og synes det er lettere enn å pakke ut kvitteringene mine og sende dem. Jeg setter meg foran et TV-show eller en film og mater kvitteringene mine inn i skanneren. Dens optiske karaktergjenkjenning er veldig bra - for de fleste kvitteringer trekker skanneren ut all relevant informasjon og setter den i et format som jeg kan dumpe den i bokføringsprogramvaren (i tillegg til å lagre den som en PDF).Reklame

Om prislappen som følger med å kjøpe en skanner bare for kvitteringene dine er verdt det, kan avhenge av hvor mange kvitteringer du planlegger å behandle: avhengig av hvor du henter skanneren, kan prisen være mer enn kostnaden for et års basis plan på Shoeboxed - men mindre enn en midtplanplan. Bruk den i mer enn et år, eller skann flere kvitteringer med den enn en tjeneste tillater, og det er faktisk ikke så dyrt. Og så lenge du har kvitteringen, kan du kanskje avskrive skanneren på skatten.

4. Going Old School

Hvis du helst ikke vil bruke pengene på verktøy eller tjenester for å ta vare på kvitteringene dine for deg, er det alltid den gamle skoletilnærmingen. Du kan legge inn kvitteringene dine i Excel eller et annet bokføringsalternativ for hånd. Men det er verdt å merke seg at en slik tilnærming ikke bare er dyr når det gjelder tid: det krever mer disiplin enn de fleste er villige til å bruke på å håndtere kvitteringer. Hvis du kommer til og med litt etter, kan det virke helt umulig å ta igjen.Reklame

Andre tjenester og verktøy

Jeg nevnte verktøy og tjenester som jeg faktisk har hatt sjansen til å bruke og funnet pålitelige. Men jeg vet at det er mange andre alternativer der ute - hvis du har brukt en tjeneste eller et verktøy for å organisere kvitteringene du har likt spesielt, kan du dele en lenke i kommentarene.