Det er trygt å si at hvert selskap der ute vil drive kontorene sine så effektivt som mulig. Det vil si at ideen er å tilby de fleste og beste produktene og tjenestene til den laveste prisen. En feil som ofte gjøres av administratorer er å forveksle kvalitet med kvantitet.

Enten du har stått overfor oppgaven med å forbedre selskapets samlede effektivitet, eller hvis du bare vil se hvor du kan forbedre deg, vil følgende tips helt sikkert hjelpe. Her er flere måter å effektivisere ethvert selskaps effektivitet på, samtidig som kvaliteten forbedres.

1. Fremme en kultur av åpen kommunikasjon

Hvis selskapet ditt har implementert en åpen dørpolicy, er du allerede pekt i riktig retning. Dette er en flott start, men tenk å ta det et skritt videre. Altfor ofte blir retningslinjene for åpne dører tomme, sjelden brukte oppføringer i ansattes håndbøker. Disse blir vanligvis skummet i beste fall den første dagen på jobben. Lag en kultur med ekte åpen kommunikasjon, og produktiviteten vil bli bedre som et resultat av en mer positiv kontormoral.

Oppmuntre til kommunikasjon, samarbeid og tilbakemelding mellom avdelinger, så vel som mellom ledelse og ansatte. Dette vil livne opp strømmen av ideer, noe som resulterer i et mer produktivt team generelt.Reklame

2. Implementere smarte mobile enheter

Smarttelefoner, nettbrett og andre smarte enheter er et eksepsjonelt effektivt skritt mot å øke produktiviteten. Gi selgere med smarttelefoner som kan hjelpe dem med å holde kontakten med kontoret via telefon og e-post mens de er ute på salgssamtaler. Nettbrett gir dem muligheten til å lage og endre presentasjoner på farten, og det er utallige apper tilgjengelig på begge disse enhetene som er designet for å forbedre produktiviteten ved å hjelpe til med å kombinere og prioritere oppgaver.

Når du implementerer en smart mobilenhetsadministrasjonssystem , vil du sette din bedrift på rask vei mot mer effektive prosedyrer. Dette vil (igjen) gi en bedre kvalitetsopplevelse for både kunder og ansatte, noe som resulterer i en sterkere bunnlinje.

3. omfavne tilbakemeldinger

Dine ansatte har meninger. Oppmuntre hele selskapet til å ta imot tilbakemeldinger, både positive og negative, ved å skape et utløp for det. Det er en god ide å utpeke et generelt knutepunkt i bygningen for ansatte som skal kommunisere og komme med forslag om selskapet. Mange velger å gjøre dette gjennom et bestemt nettsted sentrert rundt menneskelige ressursspørsmål, og fungerer som en one-stop-shop for arbeidsrelaterte problemer og oppdateringer.

For oppstartsbedrifter og små bedrifter er en mer personlig - og rimelig - tilnærming til dette å holde ukentlige eller månedlige møter for å dele ideer. Du kan også bruke et oppslagstavle i en sentral del av kontoret som et sted å dele ideer.Reklame

4. Få en teknologioppdatering

Ta en titt rundt hovedkontorlokalet ditt. Skriver de ansatte på 10 år gamle skjermer koblet til antikke datamaskiner? Det vil utvilsomt virke som en stor kostnad ved første øyekast, men å oppdatere ansattes datamaskiner og programvare med jevne mellomrom er et absolutt must. Tatt i betraktning som den mest grunnleggende produktivitetsfaktoren er hastighet, bør det være det første du forbedrer å utstyre kontormaskiner med den mest effektive programvaren og maskinvaren.

Du kan kanskje klare deg med en enkel harddiskoppgradering eller RAM-boost, men disse datamaskinene vil trenge regelmessig vedlikehold og litt grundig oppmerksomhet hvert par år. Hvis det har gått mer enn seks, er det på tide å oppgradere systemet helt.

5. Se på ergonomiske standarder

Har du analysert ansattes arbeidsområder for ergonomiske standarder? Det vil absolutt være i ditt beste å gjøre opp ergonomiske standarder og gjøre det utdanne personalet om det grunnleggende . Ta med en profesjonell og hold et seminar for å fylle dem ut på standarder. Hvis det ikke er i budsjettet, kan du utdanne deg om nøkkelpunktene, og sørge for at livsnerven til bedriften din blir tatt vare på i dette aspektet.Reklame

Forsyn personalet med kontorutstyr som overholder disse standardene, for eksempel stoler, fotstøtter og tastaturer. Ikke se på dette som en utgift; snarere er det en investering som sannsynligvis vil gi lønnsom avkastning gjennom forbedret ansattes produktivitet og senket arbeidstakers erstatningskrav.

6. Strømlinjeforme sosiale medier

Sosiale medier viser seg å være et av de mest levedyktige markedsføringsverktøyene som er tilgjengelige i disse dager. Det er absolutt et hett tema, og et som ikke skal ignoreres. Å bruke disse plattformene for å markedsføre virksomheten din er ekstremt viktig, men det burde egentlig ikke være en stor bekymring. Noen få timer spredt hver uke burde være nok til å holde kontoer på sosiale medier tilstrekkelig for det gjennomsnittlige selskapet.

Gjør deg selv en tjeneste og oppfordre din sosiale mediekoordinator til å bruke effektivisering av apper som HootSuite, Sprout Social og MarketMeSuite. Disse programmene kombinerer sosiale nettverkskontoer på ett praktisk dashbord, noe som gjør det lettere å kontrollere og legge ut innlegg til hver i tide.

7. Analyser ansattes prosesser

Ta en avstemning av dine nåværende ansatte for å måle deres samlede effektivitet. La direkte veiledere bruke en time eller så med hver avdeling for å bestemme hvordan hvert team håndterer individuelle oppgaver. Møt deretter med disse veilederne for å sammenligne notater, og diskutere om det er en raskere og mer effektiv måte å gjøre ting på.Reklame

Denne aktiviteten vil bli sterkt forbedret av den økte kommunikasjonspraksisen som er nevnt tidligere. Når alle samarbeider slik, blir mer arbeid gjort. Som en ekstra bonus er det en større følelse av eierskap når ansatte er i stand til å delta i endringsprosedyrer.

8. Sett oppnåelige mål

Når alle disse justeringene og endringene er gjort, er det på tide å sette noen realistiske mål. Sett overordnede, brede mål for hele selskapet, og samarbeid deretter med avdelingsledere for å bestemme hvilke mål du vil sette for hver avdeling, og til slutt for hver ansatt.

Å sette realistiske, håndgripelige mål på denne måten vil gi motivasjonen som er tiltrengt. For å få hele prosessen i full sirkel, når disse målene er oppfylt, planlegger du en virksomhetsomfattende aktivitet, for eksempel en potluck, hvor alle kan slappe av og nyte hverandres selskap mens du feirer suksessen.

Oppgaven med å forbedre et selskaps effektivitet kan absolutt være en skremmende. Ikke la deg skremme av den enorme situasjonen. Tenk heller på dette en sjanse til å gjøre din bedrift til en som noen ønsker å jobbe for, og gjøre den mer effektiv samtidig.