HVORDAN PRIORITERE RIKTIG PÅ 10 MINUTTER OG JOBBE 10X RASKERE

Hver og en av teammedlemmene mine har en mengde oppgaver som de trenger å takle hver arbeidsdag. På toppen av det er de fleste av oppgavene deres enten kreative oppgaver eller problemløsende oppgaver. Hver og en av dem har måttet lære å prioritere oppgaver for å få alt gjort.

Til tross for at vi har mange oppgaver å håndtere, er teamet vårt i stand til å holde oss fokusert og kreativ og jobbe mot våre mål konsekvent på en bestemt tid.

Jeg skal avsløre for deg hvordan jeg hjalp teamet mitt med å få flere ting gjort på kortere tid gjennom kraften til riktig prioritering. Noen få minutter brukt på å lese denne artikkelen kan bokstavelig talt spare deg for tusenvis av timer i det lange løp. Så la oss komme i gang med metoden min for hvordan du kan prioritere ting:

Hvordan prioritere med skalaemetoden

En av våre nye redaktører kom til meg forleden dag og fortalte meg hvordan hun slet med å holde tritt med de mange oppgavene hun trengte å håndtere og fristene hun hele tiden trengte å holde seg til.

På slutten av hver dag følte hun at hun hadde gjort mange ting, men ofte ikke klarte å komme med kreative ideer og å få artikler publisert. Fra det hun fortalte meg, var det åpenbart at hun følte seg overveldet og ble stadig mer frustrert over å ikke ha nådd målene til tross for at hun hadde lagt inn ekstra timer de fleste dager. Alt dette gjorde det umulig for henne å utvikle en god balanse i arbeidslivet på lang sikt.

Etter at hun lyttet til rådene mine om å bruke Scales Method, opplevde hun umiddelbart en dramatisk økning i produktiviteten, som så slik ut:

Hun kunne produsere tre ganger flere kreative ideer for bloggartikler.
Det kunne hun publiser alle artiklene hennes i tide.
Og hun kunne fullføre alt arbeidet sitt i tide hver dag ( ikke mer overtid !).

Hvis du er nysgjerrig på hvordan hun gjorde det, kan du lese den trinnvise guiden:

1. Sett til side 10 minutter for planlegging

Når det gjelder å takle produktivitetsproblemer, er det fornuftig å planlegge før du tar grep. Imidlertid ikke bli så involvert i planleggingen at du blir fanget i den og aldri beveger deg utover første base.Reklame

Min anbefaling er å gi deg selv en bestemt tidsperiode for planlegging, men hold den kort. 10 eller 15 minutter bør være tilstrekkelig til å tenke på planen din.

Bruk denne tiden til å:

Se på det store bildet.
Tenk på det nåværende målet og målet du trenger / vil oppnå.
Legg ut alle oppgavene du trenger å gjøre.

2. Juster oppgavene dine etter målet ditt

Dette er kjernekomponenten som gjør Scales Method effektiv når du lærer hvordan du skal prioritere.

Det fungerer slik:

Ta en titt på alle oppgavene du gjør, og gjennomgå viktigheten av hver av dem. Nærmere bestemt, måle oppgavens betydning ut fra kostnad og fordel .

Med kostnad henviser jeg til den innsatsen som trengs per oppgave (inkludert tid, penger og andre ressurser). Fordelen er hvor tett oppgaven kan bidra til målet ditt.

For å gjøre dette enklere for deg, har jeg listet opp nedenfor fire kombinasjoner som gjør at du raskt og enkelt kan bestemme prioriteten til hver av oppgavene dine:Reklame

Lav kostnad + høy fordel

Gjør disse oppgavene først fordi de er de enkleste å fullføre, men de hjelper deg å komme nærmere målet ditt.

Godkjenning av kunstverk laget for en salgsbrosjyre vil sannsynligvis passe denne kategorien. Du kan enkelt bestemme om du likte kunstverket / oppsettet, men din beslutning om å godkjenne det vil utløse produksjonen av brosjyren og de påfølgende salgsfordelene ved å sende den ut til potensielle kunder.

Høy pris + høy fordel

Del opp kostnadene opp i mindre. Med andre ord, del opp den store oppgaven i mini-oppgaver som det tar mindre enn en time å fullføre, og evaluer deretter disse små oppgavene på nytt og angi riktig prioritetsnivå.

Tenk deg hvis du ble bedt om å skrive en produktlanseringsplan for et nytt, dagbokfritt proteinpulvertilskudd. I stedet for å prøve å skrive planen på en gang, har du som mål å skrive de forskjellige delene til forskjellige tidspunkter (f.eks. Bruk 30 minutter på å skrive innledningen, en time på å skrive brødteksten og 30 minutter på å skrive konklusjonen).

Lav kostnad + Lav nytte

Når du lærer å prioritere tid og oppgaver, bør denne spesielle kombinasjonen være din laveste prioritet. Enten gi deg selv 10-15 minutter til å håndtere denne oppgaven, eller legg slike oppgaver mellom verdifulle oppgaver som en nyttig pause.

Dette er sannsynligvis nødvendige oppgaver (f.eks. Rutinemessige oppgaver som å sjekke e-post), men de bidrar ikke mye til å nå ønsket mål. Hold dem langt nede på prioritetslisten.

Høy pris + lav nytte

Gå gjennom om disse oppgavene virkelig er nødvendige. Tenk på måter å redusere kostnadene hvis du bestemmer deg for at oppgaven er fullført.

Kan for eksempel verktøy eller systemer bidra til å gjøre oppgaven raskere? I denne kategorien vil du sannsynligvis finne ting som å sjekke og oppdatere regneark for salgskontakter. Dette kan være en lett og tidkrevende ting å gjøre uten å gjøre feil. Imidlertid er det mange apper der ute som kan gjøre denne prosessen øyeblikkelig og sømløs.Reklame

Nå som vi kommer tilbake til redaktøren som jeg refererte til tidligere, la oss ta en titt på hennes typiske daglige oppgaveliste:

Etter å ha hørt på rådene mine, brøt hun ned høye kostnader + høy nytte oppgave i mindre. Hennes oppgaver så da ut (i prioritetsrekkefølge):

Og for oppgaven med å markedsføre artikler til forskjellige plattformer, etter å ha gjennomgått fordelene, bestemte vi oss for å fokusere på den mest effektive plattformen, og dermed redusere den tilhørende tidskostnaden betydelig.

Når du effektivt har analysert kostnadene og fordelene ved dine daglige oppgaver, kan du dykke ned i det dette Full Life Planner for å sikre at du fullfører alt på listen din på best mulig måte.

Bonustips: Takle oppgaver med tidsfrister

Når du har evaluert oppgavene dine, vet du viktigheten av hver av dem. Dette vil umiddelbart gi deg et krystallklart bilde av hvordan du kan prioritere ut fra hvilke oppgaver som vil hjelpe deg med å oppnå mer (når det gjelder å sette mål). Noen ganger vil du imidlertid ikke kunne bestemme hver oppgaves prioritet fordi det vil være forfallsdatoer som er satt av eksterne parter, som ledere og byråer.

I tilfeller som disse foreslår jeg at du, etter å ha vurdert viktigheten og verdiene til dine nåværende oppgaver, justerer listen på en måte som hjelper deg med å overholde frister og justerer prioriteringene deretter. Reklame

La oss for eksempel dyppe inn i redaktørens verden igjen.

Noen av artiklene hun redigerte måtte publiseres innen bestemte datoer, så dette er presserende og viktige oppgaver. Scales Method tillater dette, og i dette tilfellet vil hennes endrede oppgaveliste se slik ut:

Forhåpentligvis kan du nå se hvor enkelt det er å evaluere viktigheten av oppgaver og hvordan du kan prioritere dem i en brukbar rekkefølge.

Bunnlinjen

Scales Method er forskjellig fra alt annet du har prøvd. Ved å ta i bruk skalaen, begynner du å prioritere arbeidet ditt riktig og øke produktiviteten opptil ti ganger!

I motsetning til andre metoder som ikke egentlig forklarer hvordan du skal bestemme viktigheten av en oppgave, vil metoden min hjelpe deg med å dele opp hver av oppgavene dine i to deler: kostnad og nytte. Metoden min vil også hjelpe deg med å ta oppfølging basert på forskjellige kostnads- og nyttekombinasjoner, noe som kan øke din karriereutvikling generelt.

Start med en gang nå bruker 10 minutter på å evaluere dine vanlige daglige oppgaver og hvordan de stemmer overens med dine mål. Når du har denne informasjonen, vil det være veldig enkelt å sette oppgavene dine i en prioritetsliste. Alt som gjenstår er at du starter den neste arbeidsdagen din ved å følge den nye hovedlisten.