Hvor godt klarer du tiden din? Hvis du er som mange av oss, kan svaret ditt være Ikke så bra. Du kan ofte føle at det ikke er nok tid på en dag. Kanskje du til og med opplever at du hele tiden må jobbe sene timer for å nå fristene dine. Kanskje du til og med føler deg for opptatt av at du savner måltider og søvn . Dette er alle klassiske tegn på at du kanskje ikke styrer tiden din effektivt.

Benjamin Franklin sa en gang at tiden er penger. Akkurat som penger, må tid styres ordentlig. Hvis du klarer tiden ordentlig, finner du den rette balansen mellom jobb, fritid og hviletid. Du oppnår effektivt de tingene som betyr mest i livet ditt. I tillegg reduserer du stressnivået og føler deg mye lykkeligere. For å hjelpe deg med å håndtere tiden mer effektivt, her er ti dokumenterte tidsstyringsevner du burde lære i dag.

1. Sett mål

Mål gir deg en visjon, fokus og destinasjon å jobbe mot. De hjelper deg med å ha et klart sinn på hvor du vil dra og hvordan du best kan administrere tiden din og ressursene dine for å komme dit. Ved å sette mål kan du identifisere hva som er verdt å bruke tiden din på, og hva som er en distraksjon å unngå.

Start med å spørre deg selv hvor du vil være om seks måneder. Du kan gå lenger og se på hvor du vil være det neste året eller til og med ti år fra nå. Sett deg personlige og profesjonelle mål som er realistiske og oppnåelige. Dette er et viktig skritt mot å sikre at du styrer tiden din bedre.Reklame

2. Prioriter

Prioritering kan ikke vektlegges for mye når det gjelder effektiv tidsstyring. Det kan være vanskelig å vite hvilke oppgaver du skal takle først, spesielt når en flom av oppgaver alle virker presserende. Det er imidlertid relativt enkelt å prioritere aktiviteter hvis du allerede har klare mål. Still deg selv tre grunnleggende spørsmål for å vite hvilke oppgaver som skal prioriteres først:

• Hvorfor gjør jeg denne oppgaven eller aktiviteten?
• Hvordan hjelper denne oppgaven meg med å nå målene mine?
• I hvilken grad hjelper denne oppgaven jeg gjør meg med å nå målene mine?

Gjør de viktigste tingene først.

3. Hold en oppgaveliste

En oppgaveliste (eller gjøremålsliste ) er et påminnelsessystem som forteller deg når du trenger å gjøre hva. Å holde en oppgaveliste hjelper deg å holde deg organisert og på toppen av ting. Det hjelper å dele ting opp i små, håndterbare oppgaver eller trinn, slik at du aldri glemmer å gjøre de viktige tingene. Ikke prøv å huske alt du trenger å gjøre i hodet ditt. I de fleste tilfeller vil det ikke fungere å prøve å huske alt. I stedet holder du en oppgaveliste. En enkel daglig, ukentlig eller månedlig planlegger på et notatblokk eller dagbok kan gjøre.

Skriv ned ting du trenger å gjøre, inkludert møter, avtaler og tidsfrister. Prioritere elementene på listen din ved å liste opp elementene i rekkefølge etter viktighet fra høy prioritet til lavprioritet eller markere presserende eller viktige oppgaver på listen din med en stjerne. Kryss ut fullførte oppgaver så ofte som du legger til nye oppgaver på oppgavelisten din for å sikre at du fortsetter fremover. Reklame

4. Planlegg oppgaver

En tidsplan forsvarer fra kaos og innfall, sier forfatter Annie Dillard. Hvis du er en morgenperson og finner ut at du er på ditt mest kreative og produktive tidlig om morgenen, kan du planlegge høyverdige oppgaver om morgenen på ditt mest kreative / produktive tidspunkt. Hvis kreativiteten og energien tar seg opp når solen går ned, kan du planlegge oppgaver med høy prioritet. Nedetiden din kan planlegges for mindre viktige oppgaver som å sjekke e-post eller returnere telefonsamtaler.

Forstå din rytme for topp- og dødtider, og planlegg oppgaver på riktig måte for å få mest mulig ut av topptidene. Husk at du ikke finner tid til viktige ting; du tar deg tid til viktige ting best ved å planlegge.

5. Fokuser på en oppgave om gangen

Du får gjort mer på minst mulig tid når du bytter mellom å snakke på mobiltelefonen, surfe på internett og notere notater, ikke sant? Feil! I følge en studere publisert av American Psychological Association, bruker du faktisk mellom 20 og 40 prosent mer tid når du multitasker. Foruten å koste deg tid og effektivitet , multitasking kan også redusere kvaliteten på arbeidet ditt.

Glem multitasking. Du kommer ikke opp på arbeidsbelastningen din ved multitasking. Fokuser mer på å fullføre en oppgave om gangen. Å fullføre oppgaver i rekkefølge en om gangen fører til bedre tidsbruk, sier studieforskerne. Å bytte fra en oppgave til en annen gir seg vanligvis ikke god bruk av tiden.Reklame

6. Minimer distraksjoner

Enten det er klient-e-postvarsler, telefonsamtaler fra venner eller chatter med potensielle kunder mens du arbeider, er distraksjoner en hindring for effektiv tidsbruk. Distraksjoner bryter konsentrasjonen, senker produktiviteten og forhindrer deg ofte i å fullføre viktige oppgaver i tide. De kan også forårsake stress.

Identifiser hva som distraherer deg fra å utføre kjerneoppgaver, og sett en stopper for det. Drep den fjernsynet og slå av Internett-tilkoblingen og chat-chat. Sett opp et ikke forstyrr eller lignende ved inngangen til ditt dedikerte arbeidsområde for å forhindre forstyrrelser. Bare gjør alt som trengs for å minimere distraksjoner. Dette sikrer at du tar kontroll over dagene dine og maksimerer produktiviteten din.

7. Overvinn utsettelse

Edward Young, den engelske dikteren best husket for Natttanker , sa en gang utsettelse er tidens tyv. Ikke utsett oppgaver du bør fokusere på akkurat nå, og la utsettelse stjele tiden din. Minn deg selv på at den beste tiden å gjøre noe vanligvis er NÅ. Skyv deg selv litt vanskeligere for å slå utsettelse og få det som må gjøres.

En effektiv strategi for å slå utsettelse er å fortelle deg selv at du bare skal gå i gang med et prosjekt i noen minutter, si ti minutter. Når du har startet prosjektet, vil dine kreative juice begynne å flyte. Du vil da finne at du vil fortsette med oppgaven og muligens ta den til slutt. Trikset for å slå utsettelse kan være så enkelt som å bruke litt tid på å starte. Bare det!Reklame

8. Ta pauser

Med mindre du er Superman, kan du ikke opprettholde å jobbe lange timer uten å brenne ut og ofre på kvalitet. Uansett hvor fristende det kan være å jobbe til en frist i 8-10 timer i strekk, ta pauser mellom jobb. På denne måten gir du hjernen din verdifull tid til å hvile og lade opp. Å ta pauser fra jobben er ikke bortkastet tid. Det er smart tidsstyring. Du produserer arbeid av topp kvalitet når du er godt uthvilt.

Klem korte pauser mellom arbeid for nedetid. Ideelt sett tar du en fem minutters pause hver time eller to for å hvile og tenke kreativt. Du kan stille en alarm for å minne deg på når pausen din er forfalt. Slutt å jobbe og bare sitte og meditere ved skrivebordet eller gå ut på en kopp kaffe eller en kort spasertur. Ikke glem å gi deg god tid til lunsj også. Du kan ikke jobbe optimalt på tom mage.

9. Si nei

En ferdighet som mange prestasjoner som president Obama, Bill Gates og Richard Branson har mestret, er mild kunst å si nei til ting som ikke er prioritert. Å si nei til ting som ikke er prioritert, lar deg fokusere på de tingene som er veldig viktige. Du har bare nøyaktig 24 timer på en dag til å gjøre de tingene som betyr noe. Hvis du ikke lærer å si nei til ting som ikke er viktige, vil andre folks prioriteringer gå foran dine egne, og du vil bli oversvømmet med altfor mange prosjekter og forpliktelser.

Si nei vennlig til alt som ikke støtter verdiene dine eller hjelper deg med å nå dine mål. Du har rett til å si uansett hvem du snakker med. Når du blir flinkere til å si nei, legger du deg tid til god bruk og forsvarer deg mot stresset arbeid, dårlig ytelse og arbeidsbelastning.Reklame

10. Delegere oppgaver

Det gamle ordtaket av17. århundreforfatteren John Donne om at ingen er en øy, gjelder fortsatt i dag. Du kan ikke klare alt alene. Noen ganger er det klokt å la andre hjelpe deg med oppgaver, spesielt når du blir oversvømt. Du sparer tid, reduserer stress og oppnår mye mer når du tildeler oppgaver til de rette personene.

Gi avkall på dingrep omhjulet og gi myndighet med ansvar for kvalifiserte personer. Delegering er ikke dumping. Gi oppgaver med konsekvenser. På denne måten fremmer du ansvarlighet og sørger for at mål og frister blir oppfylt.