Å finne en effektiv og vellykket leder som ikke vet hvordan de skal håndtere tiden sin og deres ansatte, er litt som å finne en enhjørning. Du vil ikke, fordi de ikke eksisterer. Alle får like mange timer på dagen for å utføre oppgavene som trenger deres oppmerksomhet. Hvordan du går frem for å utnytte tiden din, vil til slutt avgjøre om du lykkes med å fullføre disse oppgavene.

Enten du er førstegangsleder eller bare trenger litt oppfriskningskurs, vil læring og bruk av riktige tidsstyringsevner komme langt i karrieresuksessen din.

Før vi hopper inn i effektive ledelsesferdigheter for ledere, la oss diskutere hvorfor og hva med hensyn til tidsstyring. Tidsstyring er rett og slett en metode for å organisere hvordan man best kan bruke 24 timer i døgnet til å utføre personlige og profesjonelle oppgaver.

Eisenhower Matrix, utviklet av USAs president Dwight Eisenhower, delte tidsstyringen i fire grupper:^[1]

Gjør først, planlegg, deleger og ikke gjør.

Alle tidsstyringsevner faller et sted innenfor denne matrisen. Hvis du lærer å bryte opp tiden og oppgavene dine effektivt, kan du oppnå mål og lede teamet ditt uten å miste sunn fornuft.

1. Lær hvordan du riktig planlegger mål

Benjamin Franklin sa en gang,

Hvis du ikke planlegger, planlegger du å mislykkes.

Den grunnleggende faren traff virkelig spikeren på hodet, og det er viktig å lære å planlegge lagets mål riktig. Når det gjelder mål, bør du sette deg daglige, ukentlige, månedlige og til og med årlige mål som kan deles opp i håndterbare oppgaver.

For eksempel, hvis du har et mål om å øke trafikken til selskapets nettside med 10 prosent i løpet av et år, må du sette målbare milepæler ukentlig, månedlig og til seks måneder for å holde målet på sporet .

Ta en titt på disse veiledningene for å sette kortsiktige og langsiktige mål:

• Hvordan sette kortsiktige mål for et vellykket og oppfyllende liv
• Surefire-måten å sette langsiktige mål og oppnå suksess

2. God kommunikasjon vil gjøre en verden av forskjell

God kommunikasjon kan skape eller ødelegge ethvert forhold - personlig eller forretningsmessig - og når en leder sliter med sin tidsstyring, lider kommunikasjonen ofte. Men hvis en leder tar seg tid til å lytte og tydelig kommunisere med teamet og klientene, kan det gjøre hele forskjellen i suksessen til en bedrift.

Sørg for å kommunisere regelmessig med teammedlemmene dine for å sikre at de jobber mot milepæler som er tydelig lagt ut. En leder som tydelig og regelmessig kommuniserer med kunder, er også mer sannsynlig å utvide virksomheten. Sørg for å få mest mulig ut av tiden din med gjennomtenkt kommunikasjon.

Lær 7 måter å sikre effektiv kommunikasjon på jobben .

3. God organisasjon er nøkkelen

Sterk organisasjon som involverer både delegerte oppgaver og ditt faktiske arbeidsområde er avgjørende for effektiv tidsstyring for ledere. Hvis teamet ditt er uorganisert og folk er uklare om hvilke oppgaver som ligger på platen eller hvem de skal henvende seg til for å få hjelp, vil eventuelle fastsatte mål lide.

God kommunikasjon og god organisering går hånd i hånd når det gjelder å få mest mulig ut av tiden sin.Reklame

Når det gjelder organisering av arbeidsområdet ditt, vel, hvis du liker å holde soverommet ditt rotete hjemme, er det din virksomhet, men rotete har ingen plass i virksomheten. Hvert minutt du leter etter en feilplassert fil, er et bortkastet minutt som kunne vært bedre brukt.

Hvorfor ikke ta en titt på disse 15 beste organiseringstips for kontororganisasjon og mer ferdig ?

4. Effektiv delegering er alt

Effektiv delegering vil bidra til å sette opp teammedlemmene dine til å jobbe trygt og effektivt. Som leder er det ditt ansvar å vurdere hvem av dine ansatte som er best egnet for hvilken oppgave og å tildele ansvaret som følger med den. Unnlatelse av å ta ledelsen og delegere oppgaver vil bare kaste bort både tiden til deg og teammedlemmene dine.

Ved å delegere nøye forskjellige oppgaver og sørge for at de ansatte har alt de trenger for å fullføre disse oppgavene, vil teammedlemmene være mindre trengende for deg når det gjelder å få jobben gjort.

Lær delegasjonskunsten i denne guiden: Hvordan delegere arbeidet effektivt (den definitive guiden for ledere)

5. Planlegg de riktige oppgavene til riktig tid

Hvis du skulle bygge en bil, ville du ikke begynne med å prøve å installere lydsystemet før rammen var på plass.

Den første blokken i Eisenhower Matrix er Do First, som betyr å bestemme hvilke nøkkeloppgaver du trenger å slå ut før du går videre til neste ting. Dette kan være små ting som å svare på et spørsmål fra sjefen din, eller de kan være større, for eksempel å fullføre planene for en ny strategi for sosiale medier.

Poenget er at du lærer deg å prioritere de viktigste oppgavene for hver dag, hvor lenge du trenger å fullføre dem og når de skal adresseres.Reklame

Her er en teknikk som hjelper deg med å prioritere oppgaver: Hvordan prioritere riktig på 10 minutter og jobbe 10X raskere

6. Lær å gjenkjenne multitasking-feller

Alle har flere ting de trenger å gjøre, men når vi prøver å sjonglere med alle tingene på en gang, er det noen som kommer til å treffe gulvet. Det er altfor lett å begynne å jobbe med en oppgave og deretter hoppe inn i e-posten din fordi du har et ping på telefonen din. Dette er forferdelig for å bryte konsentrasjonen og tvinger bare hjernen din til å spille innhenting.

Sett i stedet av spesifikke tidsblokker på dagen for å sjekke og svare på e-post. Ved å fokusere på en oppgave om gangen, vil du fullføre jobben raskere og gi den hjernens fulle oppmerksomhet.

Prøv disse 9 tipsene om multitasking-styring som vil forbedre produktiviteten din.

7. Lær å prioritere ikke bare tiden din, men hjelp de ansatte til å prioritere deres

Vi tror kanskje at vi bruker solide åtte timer om dagen til kjernepliktene til jobbene våre, men forskning viser at det vanligvis ikke er oss.^[2]Du kan hjelpe teamet ditt å få mest mulig ut av tiden din (og din) ved å gjøre en tidsrevisjon. Sett av en dag der du får personalet til å spore hva de gjør og hvor lang tid de bruker på å gjøre det.

Forsikre deg om at du er tydelig på at denne øvelsen er ment å hjelpe ansatte på lang sikt og ikke er en måte å luke ut fattige arbeidstakere. Forhåpentligvis, med nok data, vil du og teamet ditt bedre kunne avgjøre hva som fungerer og hvordan du kan unngå arbeidssvikt eller forstyrrelser.

9. Å følge med på utseendet kan komme langt

Akkurat som sjømenn ser til kapteinen sin for veiledning i en storm, må de ansatte føle at du styrer tiden din godt. Hvis hver gang dine ansatte nærmer deg deg, er du uklar og har det travelt, er de mer sannsynlig å holde ut med å komme til deg om viktige spørsmål.

Det kan være en og annen dag når du sliter med å holde det hele sammen, men å holde tritt med en leder som er på toppen av deres tidsstyringsspill, kan virkelig bidra til å påvirke andre til å administrere tiden sin også.Reklame

10. Vet hva du skal gjøre når tallerkenen din blir for full

Et lite press og en frist kan være en kraftig motivator når det gjelder å hakke ned og få ting gjort. Hvis du finner ut at listen over må-gjøre-jobber blir litt for lang, kan det være en indikator på to ting:

En mulighet er at du ikke styrer tiden din så effektivt som du kunne være. Hvis det er tilfelle, kan du gå tilbake til toppen og gjennomgå.

Selv den beste lederen har imidlertid sine grenser, og det er bare så mange minutter på en dag. En god leder prøver ikke å gjøre hver eneste oppgave som kommer deres vei selv. De vet hvordan de best kan bruke sine ansatte for å sikre at målene oppnås, og de vet når arbeidsbelastningen er på kapasitet.

11. Forstå 80/20-regelen

I henhold til Pareto-prinsippet eller bedre kjent som 80/20-regelen kommer 80 prosent av resultatene fra bare 20 prosent av handlingene. De andre 20 prosent av resultatene kommer fra ... du gjettet det, 80 prosent av handlingene.

Når det gjelder hvordan alt dette er med i tidsstyringen til en effektiv leder, vel, det som må gjøres, kan ingen unnskyldninger bare være 20 prosent av jobben din, men de vil gi de største resultatene. De resterende 80 prosent av oppgavene kan trolig delegeres ut blant personalet på teamet ditt.

12. Ikke vær redd for å ta en pause når det trengs

Hvis du jobber som et godstog hvert sekund av dagen uten å ta noen minutter å gå tilbake og puste, vil du oppleve utbrenthet. Burnout er den luskede tidsstyringsmorderen som kryper opp når du prøver å sørge for at ikke et eneste minutt blir viet til jobben. Resultatet er at du snart vil ha mindre energi og konsentrasjon, og til slutt kan arbeidet ditt ta en toll på din mentale helse.

Å planlegge nedetid for deg selv er viktig. Så oppfordre de ansatte til å ta pauser og ikke glem å ta dem selv. Noen få pauser i løpet av arbeidsdagen kan komme langt i å sette deg i riktig tankesett for å få mest mulig ut av tiden din.

Siste tanker

Det er lett å bli fanget opp i den daglige virksomheten og finne deg selv å utvikle usunne vaner som leder. Fokuser på å bygge ut anbefalingene i denne artikkelen, og bruk tid på å styrke teamet ditt. Ikke bare vil den samlede produktiviteten bli bedre, du vil raskt bli en fantastisk og respektabel leder.Reklame

Mer om arbeidsproduktivitet

• Hvordan være produktiv på jobben: 9 grunnregler
• 50 måter å øke produktiviteten og oppnå mer på kortere tid
• Hvordan produktivitetsformelen kan motivere ansatte til å jobbe effektivt

Fremhevet fotokreditt: Proxyclick Visitor Management System via unsplash.com

Henvisning