Det kreves å være produktiv for å få ting gjort riktig og i tide. Så hvordan vet du hvilke oppgaver som er essensielle og hvilke som kan vente? Svaret er i Prioritization Matrix, også kjent som Eisenhower Matrix.

Matrisen tok navnet sitt etter Dwight David Eisenhower.

Eisenhower var en general i den amerikanske hæren og den 34. presidenten i USA fra 1953 til 1961. Som en femstjerners general og en øverstkommanderende i den amerikanske hæren, utarbeidet han strategien for en alliert invasjon av Europa.^[1]

Eisenhower måtte ta tøffe beslutninger hver gang om hvilke oppgaver han skulle prioritere av mange han trengte å fokusere på daglig. Så, han kom opp med den berømte Eisenhower Matrix, eller Prioritization Matrix.

Innholdsfortegnelse

1. Hva er prioriteringsmatrisen?
2. Hvordan bruke prioriteringsmatrisen
3. Konklusjon
4. Flere tips om prioritering

Hva er prioriteringsmatrisen?

Prioriteringsmatrisen er et verktøy for å rangere oppgavene dine basert på haster. Det hjelper deg å kjenne de kritiske aktivitetene og de oppgavene du bør omgå, og kan være nyttige i prosjektledelse, små bedrifter eller personlige oppgaver.

Eisenhower sa kjent om matrisen:

De fleste oppgaver som haster er ikke viktige, og de fleste oppgaver som er viktige er ikke presserende.

Dette sitatet ble maksimalt for Eisenhower i å styre tiden sin.

Det er fire kvadranter i prioriteringsmatrisen, som hjelper deg med å sammenligne valg av hva du skal gjøre først og sist, slik at du kan prioritere prosjekter og lage strategisk plan^[2].

Reklame

Kvadrantene er:

• Gjøre
• Rute
• Delegat
• Eliminere

Gjøre

Do er den første kvadranten i prioriteringsmatrisen, og den inneholder viktige aktiviteter. Det vil si de oppgavene du trenger å utføre raskt - kriser, tidsfrister og problemer som trenger din øyeblikkelige oppmerksomhet og er svært relevante for ditt livsoppdrag.

Hw vet du hvilken oppgave som faller inn i denne kvadranten?

Start med å analysere prioriteringene dine, og finn deretter ut om det faller innenfor kriteriene for 'gjør det nå'. Hvis oppgaven kan oppnås innen en dag, eller innen 24 til 48 timer, er det presserende.

En annen tilnærming du kan benytte deg av når du prioriterer oppgaver i denne kategorien, er å adoptere spise froskprinsippet av Mark Twain. Dette prinsippet anbefaler at du gjør de mest presserende aktivitetene så snart du våkner.

Her er et praktisk eksempel.

La oss si at du må lage en innholdsstrategi og sende en rapport til lederen din. Det er lørdag, og fristen for innlevering er mandag. Kan vi si at aktiviteten haster? Helt sikkert!

Rute

Den andre kvadranten i prioriteringsmatrisen er Schedule. Prioriteringsmatrisen klassifiserer oppgaver i denne kategorien som viktige, men ikke så presserende.

De er langsiktige mål og oppgaver uten umiddelbar frist. Disse oppgavene kan omfatte meditasjon, journalføring, studier, familietid og trening.

Du kan planlegge aktiviteter i denne kvadranten i en annen periode. For eksempel bør du trene for god helse, men du kan bruke tid til å gjøre det.Reklame

Planlegg disse aktivitetene på en slik måte at de ikke overføres til Do eller Urgent kvadrant. Sørg for at du har tilstrekkelig tid til å gjennomføre dem.

Delegat

Den tredje kvadranten i prioriteringsmatrisen er delegert.

Disse oppgavene er ikke viktige for deg, men er veldig presserende for andre. Det er her teamarbeid spiller inn.

Du kan teknisk utføre oppgaver i denne kategorien, men det er fornuftig å delegere dem . Delegering av oppgaver vil sikre at du får mer tid til å forfølge aktiviteter i de to første kvadrantene.

Du bør også overvåke oppgavene du har delegert. Det vil bare utgjøre et stort bortkastet tid hvis du ikke har et sporingssystem for delegerte oppgaver.

Eliminere

Den siste kvadranten fremhever produktivitetsdrapene dine. De er oppgaver som ikke er viktige for dine mål og ikke haster. Den eneste måten å øke produktiviteten din er å eliminere dem.

Noen eksempler sjekker hele tiden telefonen din, ser på film eller spiller videospill.

De kan også være dårlige vaner du trenger for å identifisere og slette fra den daglige og ukentlige timeplanen.

Vellykkede mennesker har lært å prioritere og holde seg til det som er viktig. De har lært å finne en bedre person til en oppgave eller eliminere mindre viktige oppgaver.

La oss se på to inspirerende personligheter som har designet prioriteringssystemet deres.Reklame

Warren Buffet utviklet en to-liste prioriteringsmodell for å bestemme hvilken oppgave som fortjener hans beste oppmerksomhet. Poenget er å omgå ting som er viktige og nyttige, men ikke øverst på prioriteringene.

Mark Ford, forretningsrådgiver, markedsfører, egenprodusert millionær og forfatter, utformet sin strategi:

Start arbeidet med den mest avgjørende prioriteten, ta en pause, jobb med den nest viktigste oppgaven, ta en pause, og sorter deretter ut de mindre viktige aktivitetene og eventuelle oppgaver han mottok fra andre personer ettermiddag.^[3]

Hvordan bruke prioriteringsmatrisen

Det kan være vanskelig å bruke prioriteringsmatrisen hvis du er ny i det, men ved å følge noen få enkle trinn kan du lære å bruke den på en best mulig måte.

1. Liste opp og rangere prioriteringene dine

Fremhev alle oppgavene du trenger å utføre på en dag. Klassifiser dem derettermed vektede kriterierbasert på haster og betydning.

Identifiser enhver aktivitet som krever rask handling. Jeg viser til en oppgave som hvis du ikke fullfører den dagen, kan den gi en alvorlig konsekvens. Hvis du for eksempel ikke sender inn innholdsstrategien din, kan ikke andre innholdsforfattere ikke fungere. Det betyr at du må se etter avhengigheter med høy prioritet.

2. Definer verdien

Det neste trinnet er å undersøke viktigheten og vurdere hvilken av dem som påvirker virksomheten eller organisasjonen din mest. Som en tommelfingerregel kan du sjekke hvilke oppgaver som har høyere prioritet fremfor andre. For eksempel må du ivareta kundens krav før du tar vare på internt arbeid.

Du kan også estimere verdi ved å undersøke hvordan oppgaven påvirker menneskene og kundene i organisasjonen. I et nøtteskall, jo mer innvirkning en oppgave har på mennesker eller organisasjonen, jo høyere prioritet.

3. Ta ut den mest utfordrende oppgaven

Utsettelse er ikke et symptom på latskap, men unngåelse er det. Sannheten er at du vanligvis vil unngå oppgaver du ikke vil gjøre. Den tidligere administrerende direktøren i Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, sa en gang at han ville ta ut den mest fryktede oppgaven først når han kom til kontoret.

Brian Tracy kalte disse oppgavene froskene du trenger å spise. Det vil fjerne den gnagende frykten, som legger press på deg når du utsetter nødvendige oppgaver^[4]. Det er her Prioriteringsmatrisen kan hjelpe; spis Do frosker umiddelbart.Reklame

Hvis du trenger hjelp til å overvinne utsettelse, sjekk ut denne artikkelen .

4. Vet hva som er viktig for deg

Så lenge du er i dette kosmos, vil du alltid møte forskjellige valg som kan være i strid med dine mål. For eksempel vil en fantastisk kampanje som krever overdreven reise isolere deg fra viktige forhold. Hvis du ikke er prioritert, kan du godta det, selv om familien din er din prioritet.

Derfor er det fornuftig å identifisere hva som er viktig for deg og å forberede deg på ikke å gå på akkord med disse viktige tingene for umiddelbar glede eller gevinst.

Yogi Berra skrev det på denne måten:

Hvis du ikke kjenner destinasjonen din, kan du havne et annet sted.

5. Fastsett regelmessig arbeidstid

YouTubes administrerende direktør Susan Wojcicki etablerte en regel om ikke å sjekke e-postene sine mellom klokken 18 og 21. I følge en CNN Business-rapport var hun den første kvinnen som ba om fødselspermisjon da Google nettopp kom i gang. Hun prioriterer middagstid med familien til tross for at hun er administrerende direktør for YouTube^[5].

Er det mulig å kutte ut tid for forholdet og interessene våre utenfor arbeidet?

Selvfølgelig, og det er derfor du trenger å fastsette din arbeidstid. Denne tilnærmingen vil gjøre deg i stand til å fornye energinivået til neste oppgave. Du vil også være i den beste posisjonen til introspeksjon, ettersom du ikke er i din vanlige arbeidssone.

6. Vet når du skal stoppe

Du kan oppnå alt på listen din noen ganger. Etter at du har prioritert arbeidsmengden og vurdert estimatene, fjerner du de gjenværende oppgavene fra prioritetslisten og fokuserer på de mest presserende og viktige oppgavene dine.

Konklusjon

Det er ikke nok å lykkes på jobben. Sørg for at du får tid til familien din og et viktig forhold i livet ditt.Reklame

Å komme i gang og finne tid kan være vanskelig, men med litt øvelse i å bruke Prioriteringsmatrisen, vil du oppdage at du er mer produktiv og bedre i stand til å dele tiden din mellom de tingene som er viktige for deg.

Flere tips om prioritering

• Hvordan prioritere riktig på 10 minutter og jobbe 10X raskere
• Tilbake til det grunnleggende: Angi prioriteringer
• Hvordan prioritere arbeid når alt virker viktig

Fremhevet fotokreditt: William Iven via unsplash.com

Henvisning