Ettersom bedrifter kommer til å stole mer på teknologi, er det et presserende behov for å planlegge for det. Imidlertid er teknologiplanlegging nesten aldri på listen over småbedrifter; Dette er fordi mange gründere ikke er klar over viktigheten av en teknologiplan eller anser prosessen som kjedelig og tidkrevende. Dette trenger imidlertid ikke være tilfelle, og i denne artikkelen deler vi viktig informasjon for å hjelpe deg med å utvikle og implementere en effektiv teknologiplan for din lille bedrift.

Teknologiplanlegging handler ikke bare om å bestemme riktig tidspunkt for å bytte ut datamaskiner og oppdatere programvare. Det innebærer en strategisk prosess for å bestemme hvordan virksomheten din kan bruke teknologi for å forbedre målene og produktiviteten.

1 - Vurder teknologiressursene til din virksomhet

Før du starter planleggingsprosessen, er det viktig å evaluere dine eksisterende teknologiressurser. Du må fullføre en vurdering som dekker alle aspekter av innovasjon i virksomheten din. Dette inkluderer ikke bare oppføring av fysisk utstyr og programvare, men vil også innebære å identifisere hva som fungerer, og om ressursene i virksomheten din oppfyller gjeldende standarder for din bransje og effektivitet.

2- Ledelse

Ledelse er viktigst innen teknologiplanlegging for en liten bedrift. Sterkt lederskap vil motivere bruken av teknologi for å fremme forretningsoppdraget, bidra til personalets vilje til å bruke nytt utstyr og programvare, hjelpe med troverdighet hos investorer, og minimere enhver motvilje fra teknofobers side. Ideelt sett gir eieren av virksomheten sterk ledelse, men den kan også komme fra veiledere og andre ledere.Reklame

3- Planleggingsteam

Når det er mulig, bør teknologiplanlegging være en teamaktivitet. Teamet skal:

• evaluere eksisterende teknologi
• anerkjenne innovasjonskrav og bekymringer
• utarbeide en visjon om teknologi
• utvikle et budsjett og tidslinje
• skriv teknologiplanen
• holde oversikt over prosjektets gjennomføring
• Garanter innkjøp av interessenter.

Ideelt sett bør teamet bestå av eieren eller administrerende direktør (CEO), en prosjektleder, administrativ assistent, regnskapsfører og systemadministrator eller teknologispesialist. Ikke alle små bedrifter vil ha nok menneskelige ressurser for et så forseggjort team. Det er likevel viktig å ha en viss representasjon fra selskapets store driftsavdelinger for å utgjøre planleggingsgruppen.

4- Identifiser og prioriter teknologikrav

Etter at du har undersøkt den eksisterende tilstanden til teknologiressursene dine, er neste trinn for planleggingsteamet ditt i forberedelsesprosessen å anerkjenne selskapets fremtidige innovasjonsbehov og prioritere dem. Hver organisasjon vil ha sine krav, men bør inneholde:

• Kjøpe ny programvare og oppdateringer
• Programvaretilpasning
• Personalopplæring
• Bytte og oppgradere utstyr
• Datanettverk
• Å utvikle en tilstedeværelse på Internett
• Forbedre online markedsføring
• Designe eller modernisere virksomhetsnettstedet
• Utvikle retningslinjer for bruk av datamaskiner og andre enheter
• Implementering av backup-systemer og sikkerhetsprosedyrer
• Erstatter utdatert maskinvare
• Ansette passende teknologipersonell

Ganske naturlig når du brainstormer teknologibehovet ditt, vil du generere en liste som er lenger enn budsjettet. Følgelig er den neste oppgaven i teknologiplanleggingen din å prioritere. Som eier av en liten bedrift må du være realistisk med hensyn til hva du kan oppnå og sette rimelige tidslinjer.Reklame

5- Visjonserklæring

Etter prioritering er det på tide å utarbeide en visjonserklæring for din teknologiplan. Start med å evaluere bedriftens misjonserklæring. Nøkkelhensyn i denne prosessen bør omfatte hvordan teknologi vil hjelpe virksomheten din med å oppfylle sitt oppdrag og forbedre organisasjonseffektiviteten.

6- Budsjettering

Neste trinn er å etablere et budsjett. Dette kan være en utfordring for en liten bedrift, men er avgjørende for å lage en teknologiplan. Grundig forskning er viktig for å fastslå de reelle kostnadene for implementeringen av virksomhetens teknologiprioriteringer. Det er vanlig at en bedriftseier utelater utgifter som tap av arbeidstid for opplæring av ansatte, månedlige oppdateringer av programvare og andre driftskostnader som kommer i tillegg til anskaffelsesprisen.

7- Gjennomføring

Et annet viktig skritt i teknologiplanen din er å etablere en tidslinje for implementering. Du jobber helst med en strategi som kan gjennomføres over en periode, og teamet bør vurdere følgende:

• Hva er de aller første tingene du trenger å gjøre?
• Hvor lang tid anslår du det vil ta å fullføre hver?
• Når bedriften har fullført planene, hva er de neste trinnene?

Tidslinjer bør være allsidige for å imøtekomme uventede hendelser, men stive nok til å opprettholde fart. Du vil ønske å presentere tidslinjen din i faser, noe som gir tid til å identifisere finansiering for hver aktivitet.Reklame

8- Skrive planen

Du har evaluert dine eksisterende ressurser, bestemt og prioritert dine behov, utarbeidet din teknologiske visjon, utviklet et budsjett og produsert en tidslinje for gjennomføring. Det neste trinnet i teknologiplanlegging er å skrive planen. Det meste av teamets forberedelsesarbeid og idédugnad vil gjøre dette trinnet mye enklere.

Den skriftlige planen må bestå av et minimum av disse fire nøkkelelementene:

• En visjon om teknologi
• En beskrivelse av strategien
• En tidslinje
• En budsjettplan

Mer detaljerte planer kan bestå av:

• En organisasjonsprofil
• En misjonserklæring
• Inventar av eksisterende innovasjon
• En oversikt over detaljer knyttet til implementeringen
• En analyse av langsiktige og kortsiktige mål

Mange småbedriftseiere vil gjøre det nødvendige forberedelsesarbeidet, være vert for mange møter for å diskutere en teknologiplan, men aldri utarbeide et dokument. Å ha en skriftlig teknologiplan vil gi et referansepunkt for bedriftseieren og personalet generelt.Reklame

9- Finansiering for teknologi

Med hell vil innsatsen som inngår i utarbeidelsen av teknologiplanen også hjelpe med finansiering. Derfor er det så viktig for din visjonserklæring å beskrive hvordan teknologi vil hjelpe organisasjonen din til å oppfylle målet.

Mens det er enheter som tilbyr tilskudd til teknologi til små bedrifter, blir de ofte overveldet av forespørsler. Derfor er det viktig å henvende seg til finansierere og givere som allerede støtter oppdraget ditt, og å bruke planen din til å demonstrere dine mål.

Det er ingen tvil om at teknologi er avgjørende for enhver liten bedrift, og vekst er avhengig av hvordan selskapet kan skaffe seg og utnytte teknologi effektivt. Ovennevnte informasjon er en flott start i å utvikle seg mot utvikling av en teknologiplan i virksomheten din hvis du ikke allerede har en.

Fremhevet fotokreditt: Pexels.com via static.pexels.com Reklame