10 VIKTIGE ELEMENTER FOR EFFEKTIVE MØTER FOR Å UNNGÅ Å KASTE BORT TID

Effektive møter er en av måtene å diskutere og løse problemer, ikke bare i et selskap, men i alle organisasjoner. Det være seg sjefen eller de ansatte, alle kan bidra og snakke.

Selv om møter er nødvendige verktøy for produktivitet, fungerer noen møter bare ikke og ender med å kaste bort alles tid og energi.

Det er forenklede metoder og elementer for å kjøre et effektivt og effektivt møte, hvorav 10 vil bli presentert her.

1. Definere et klart formål for møtet

Før du ringer til et møte, må du først spørre:

Hvorfor og til hva?

Et møte vil bare være effektivt hvis dets formål og mål er klare, enten det er å løse en tvist mellom ansatte eller diskutere en selskapskrise. Dette innebærer også å nå et bestemt resultat, og dette resultatet er mest sannsynlig knyttet til formålet.

Et klart formål må planlegges før invitasjonene sendes til de involverte. Sørg for at du vet nøyaktig hvorfor du møter og det håpet resultatet.

2. Inviter bare de nødvendige menneskene

Å ha bare de nødvendige menneskene som møtedeltakere er nok et skritt mot et effektivt møte.Reklame

Har formålet med møtet noe med selskapets nettverkssikkerhet å gjøre? Inviter lederen for IT-avdelingen.

Har formålet med møtet noe med selskapets fremtid å gjøre? Inviter sjefen din og de ansatte som er involvert.

Bare personer som er direkte knyttet til det forventede utfallet, bør delta på møtet.På den måten vil du ikke kaste bort andres tid og produktivitet. Dette vil også holde tallene så lave som mulig, noe som betyr mindre forstyrrelser og distraksjoner.

3. Godkjenn en endelig tidsplan

Når du jobber for å gjennomføre effektive møter, kan du lage en agenda for møtet. Dette bør omfatte handlingsartikler, sted, start- og sluttidspunkt og de involverte personene. Send deretter notatet til de nødvendige personene via e-post, eller legg det på pulten deres.

Ikke vent på folk som kommer sent, og sørg for at møtet starter i tide .Dette er kanskje ikke lett i begynnelsen, spesielt hvis du er den lette typen. Men du vil innse at dette er viktig ikke bare for deg, men også for andre mennesker.

Folk vil være mer komfortable med et møte hvis dagsorden blir lagt foran dem. Dette vil også redusere trivielle forhold, for eksempel unødvendige introduksjoner eller innsetting av tilfeldige spørsmål.

4 . Lag en regel mot smarttelefoner eller nettbrett

Det er vanskelig å konkurrere om folks oppmerksomhet, spesielt når de bruker telefonene eller nettbrettene sine.

Multitasking er allerede en problematisk ting i seg selv, men det er verre når du må konkurrere med enheter som er spesielt designet for å fange folks oppmerksomhet. Forskning viser at multitasking mellom forskjellige medier resulterer i dårligere informasjonsbehandling og lavere ytelse og produktivitet.Reklame

I en studie viste resultatene at multitaskere med tunge medier er mer utsatt for interferens fra irrelevante miljøstimuli og fra irrelevante representasjoner i minnet.^[1].

For å sikre at møtegjengere vil fokusere på dagsordenen, forby bruk av smarttelefoner og nettbrett slik at hver deltaker fokuserer på oppgaven.

5. Tilordne en moderator

Selv om du er den som planlegger møtet, betyr ikke dette at du også er moderator.

Du bør tenke på om du er den mest egnede personen til å moderere møtet, eller om noen andre kan gjøre det bedre. Dette vil sannsynligvis avhenge av emnet. Ikke nøl med å tildele andre kvalifiserte personer til å være moderator hvis du føler at det er best for produktivitet^[to].

Moderatoren skal selvfølgelig være noen som vet hvordan man skal drive effektive møter. Moderatoren skal også fungere som tidtaker og se på riktig flyt av møtet, og sørge for at agendaen er på rett spor. Sjansen er stor for at møtet blir mer vellykket på denne måten.

6. Ha færre, bedre møter

I stedet for å innkalle til et møte hver gang det er et problem eller en tvist i selskapet, må du finne andre måter å løse disse problemene på.

Det er mange alternativer til møter som er mer effektive enn å ha suboptimale møter. Å sende en e-post eller snakke med de ansvarlige er bare noen av måtene du kan velge bort møter på.

Du kan finne flere ideer til alternativer til møter i denne artikkelen.Reklame

Kaller du inn så få møter som mulig, vil deltakerne være mer begeistret for å delta. Du må sikre kvaliteten på møtene dine, og du kan gjøre dette ved å unngå unødvendige.

7. Separat spisetid fra møtetid

Å gjøre andre ting under et møte vil redusere alles oppmerksomhet, og dette inkluderer å spise. Det kan være en god ide å erklære spisetid 30 minutter til en time før møtetiden. Dette vil sikre at folk ikke spiser under møtet, som deretter unngår videre distraksjoner.

Under måltidet eller spisetid kan alle spise og snakke litt. Men under møtet bør alle fokusere på agendaen som er tilgjengelig og brainstorme sammen.

På denne måten kan du følge planen din, vie oppmerksomheten din til å oppfylle formålet med møtet og styre tiden din klokt.

8. Gjennomgå møtets avgjørelser

I løpet av de siste fem til ti minuttene av møtet, gå gjennom eventuelle avgjørelser og tiltak som er gjort. En klar forståelse mellom deltakerne og formålet med møtet må oppfylles før alle drar. Dette sikrer at alle har spørsmålene sine fornøyde og at deres bidrag er inkludert.

Det gir også en mulighet for alle til å uttrykke endelige tvil eller spørsmål, eller å dele informasjon som er relevant for avgjørelsene, som alt er viktig for effektive møter.

Moderatoren bør avklare eventuelle uenigheter mellom deltakerne før møteslutt, og de bør komme med konsise løsninger på problemene sine. Det er viktig at alle absorberer det som ble diskutert i møtet.

9. Send en oppfølgingsnotat til alle deltakere

Det svakeste blekket er kraftigere enn det sterkeste minnet. -Kinesisk ordtak

Hver deltaker har sine egne problemer utenfor møtet. Dette er grunnen til at noen ofte glemmer noen ting, selv om de er viktige. For å sikre at folk vil huske hva som ble diskutert i møtet, send et oppfølgingsnotat via e-post, eller la det ligge på skrivebordet sitt.

Dette skal være kort og søtt og dekke det som ble diskutert og konklusjonene som ble nådd. Det kan også inneholde en rask takk for deres deltakelse.

10. Send ut et evalueringsark

Vi må innrømme at ikke alle elsker ideen om møter. For disse menneskene må vi finne måter å sikre at de vil være komfortable når de blir inkludert i et møte.

Noen av dem vil ikke si hva problemene er hvis de blir spurt direkte, så et evalueringsark er et praktisk verktøy for å få tilbakemelding.

Sjekk ut denne artikkelen for mer informasjon om hvorfor tilbakemelding er så viktig.

Sjekk tilbakemeldingene fra deltakerne, ta med forespørsler fra deltakerne i neste møte, og endre enhver prosess som forårsaker ubehag.Å kjøre effektive møter er det viktig å sikre at folk føler seg komfortable.

Siste tanker

Møter er viktige, men det betyr ikke at de alltid er produktive. Det er viktig å først lære å kjøre vellykkede møter før du forventer at alt skal gå greit.

Husk at et effektivt møte er en prosess der alle må samarbeide.Reklame

Disse 10 enkle tipsene om hvordan du kjører effektive møter vil sikkert hjelpe deg med å bli en bedre leder og lagkamerat. Gå videre og innlem disse tipsene i den daglige møterutinen din, og la produktiviteten strømme.