I mine førti års arbeid klaget jeg alltid over lange, kjedelige og uproduktive møter, så bli med i klubben! Ja, møter i gammel stil har negative effekter på moral, produktivitet og motivasjon.^[1]

Han (Warren Buffett) lar ikke kalenderen fylles med ubrukelige møter. - Bill Gates

Så hvorfor kan ikke møter være kortere, mer produktive og jevne, tør jeg si det, morsomme?

Den gode nyheten er at mange selskaper nå leder an når det gjelder å styre møtene.

Her er 12 hemmeligheter til et produktivt møte. Hvis du er leder eller teamleder, kan det være lurt å implementere disse. Hvis du er medlem av et team, kan du alltid komme med forslag slik at møter virkelig kan bli superproduktive.

1. Tiden er ikke det virkelige problemet

De fleste klager over at de ikke har nok tid, og møter kan frarøve dem denne dyrebare varen. En annen måte å se på det er å bare konsentrere seg om energinivået du har.

Planlegg pauser slik at produktivitetsnivået holdes maksimalt.Reklame

Administrer energien din, ikke tiden din. - Tony Schwartz

2. Gjør møtene kortere

Å sette en tidsbegrensning på 10 eller 15 minutter kan virkelig hjelpe. Noen ledere får faktisk en tidtaker slik at den går av når møtet er ferdig. Det er ingen tilfeldighet at TED-samtaler har en maksimumsgrense på 18 minutter.

Årsaken er at all forskning viser at oppmerksomhetsspennet vårt går inn i en progressiv tilbakegang, hvis møter eller samtaler varer lenger. Studier gjort ved Texas Christian University viser at studentene husker mer informasjon etter kortere klasser.^[2]

3. Planlegg kun møter når det er nødvendig

De fleste selskaper har en bestemt tid og dag for møter. Dette betyr at produktiviteten reduseres, bare på grunn av en fast tidsplan.

Det er mye bedre å møte når ting må gjøres, avgjørelser tas og handlingspunkter er ferdig.

4. Møt Stå opp eller et annet sted

TILveldig interessant forskningviser at å sitte ned øker de territoriale spørsmålene.^[3]

Folk føler seg komfortable og vil også hevde sin posisjon eller autoritet.Dette gjøres ikke så lett når man står opp. Reklame

Deltakerne føler seg mindre velkomne og ønsker å få ting gjort raskere. Det er andre innovative måter å ha møter på.

Men uansett hvor du er, vær nyskapende med rommet ditt. Prøv et stand-up møte, eller la pultene gå til parken. Kom deg ut av ditt daglige miljø. - Richard Branson

5. Planlegg agendaen på forhånd

Et kort møte trenger fortsatt en agenda, og dette bør om mulig sirkuleres før møtet. Det hjelper folk å forberede seg og fokusere på problemene som må diskuteres.

Her er Hvordan lage en agenda for drapsmøter som er enkel og effektiv .

6. Opprett en smarttelefonfri sone

Spør folk om kollegene som bruker smarttelefoner eller nettbrett under møtene. Flertallet erger dette fordi det viser mangel på respekt og viser at full deltakelse er ujevn eller fraværende.^[4]

Det er mye bedre å gjøre møteområdet til en smarttelefonfri sone og oppfordre folk til å la telefoner være ute i en kurv, med innlegg som er festet. Det hvite hus gjør allerede dette.

7. Begrens antall deltakere

Dette er en av anbefalingene nevnt i Kristen Gils innlegg, ‘Start-Up Speed’.^[5]Hun er visedirektør for forretningsdrift hos Google.Reklame

Hvis du begrenser deltakerne til de som er direkte involvert i et prosjekt eller en prosedyre, gir det de andre mer tid til å fortsette arbeidet.

8. Kjør møtet som et urverk

Å lede et møte er en veldig dyktig oppgave. Ideelt sett må du gjøre noe av eller alt av følgende:

• Oppgi formålet med møtet, f.eks. - Vi møtes i dag for å fullføre revisorbesøket.
• Hold inngrep utenfor emnet utenfor agendaen. De kan settes på ‘parkeringsplassen’ hvis det er tid på slutten.
• Oppfordre alle til å slå inn.
• Motvirke show-offs.
• Hold deg til den tildelte tiden.

9. Ta bort handlingspunkter

Personen som kjører møtet må holde det hele på sporet innen kort tid.

I praksis betyr dette at folk på slutten har en liste over handlingspunkter og at disse er merket til DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Tillat transittid

Sørg for at det er programmert nok tid før møtet, slik at folk faktisk kan komme dit i tide.

Å tillate ti minutter før og etter andre engasjementer hjelper folk med å få grepet og planlegge fraværet, selv om det er veldig kort.

Det føres en oversikt over beslutningene, og disse kan sendes som påminnelser til alle deltakerne.Reklame

11. Skissere utfall og plan for neste møte

Forutsatt at handlingspunktene vil gi de nødvendige resultatene, er det alltid lurt å skissere hva neste møte skal dekke.

Dette trenger ikke settes i stein, men skal passe inn i forretnings- og markedsføringsplanene. Det hjelper også med å markere langsiktige mål.

12. Oppmuntre møteopplæringstrening

Å delegere noen møteoppgaver både før og under møtet er en fin måte å nærme seg trening på møteferdigheter.

Bestem hvem som vil være ansvarlig for å notere handlingspunkter, timing og agendaer. Dette kan gjøres i rotasjon slik at du fortsatt vil ha det overordnede ansvaret for å kjøre møtet. For å hjelpe deg med å skrive møtereferater effektivt, ta en titt på disse tipsene: Hvordan skrive gode møteprotokoller så ingenting går tapt i oversettelsen

Mer om produktivitet på jobben

• Hvordan være produktiv på jobben: 9 grunnregler
• 6 enkle vaner på jobben som umiddelbart øker produktiviteten din
• Pomodoro-teknikken: Er det riktig for deg å øke produktiviteten?
• Hvordan produktivitetsformelen kan motivere ansatte til å jobbe effektivt

Fremhevet fotokreditt: Unsplash via unsplash.com

Henvisning