Vi handler om å gjøre ting raskere og bedre her på Lifehack. Og en del av å gjøre ting raskere og bedre er å ha et solid personlig produktivitetssystem som du bruker til daglig.

Dette systemet kan være omtrent hva som helst som hjelper deg å komme deg gjennom fjellet av prosjekter eller oppgaver, og hjelper deg å komme nærmere dine mål i livet. Uansett om det er papir eller piksler, spiller det ingen rolle. Men siden du leser Lifehack, må jeg anta at piksler og teknologiske enheter er en viktig del av arbeidsflyten din.

Personlig produktivitetssystem definert

Et personlig produktivitetssystem (i det minste definisjonen som denne artikkelen vil bruke) er et sett med arbeidsflyter og verktøy som gjør det mulig for en person å få jobben optimalt.

Arbeidsflyter kan være hvordan du importerer og håndterer bildene dine fra kameraet ditt, hvordan du skriver og oppretter blogginnlegg, hvordan du distribuerer kompilert kode til en server, etc.Reklame

Verktøy er ting som planleggere, todo-ledere, kalendere, utviklingsmiljøer, applikasjoner, etc.

Når automatisering er dårlig

Du tenker kanskje at jo mer vi automatiserer systemene våre, jo mer blir vi ferdig. Dette er for det meste tilfelle, men det er en veldig stor gotcha når det gjelder automatisering av noe.

Automatisering er en dårlig ting for ditt personlige produktivitetssystem når du ikke iboende forstår prosessen med noe.

La oss ta for eksempel å betale regningene dine. Dette kan virke veldig opplagt, men hvis du ikke kan holde deg til et månedlig budsjett og har problemer med å finne pengene til å utføre betalinger i tide, er det ubrukelig å automatisere regningsbetalingen hver måned og kan være farlig for din personlige økonomi.Reklame

Et annet eksempel er å bruke et produktivitetsverktøy for å fortelle deg hvilke oppgaver som er viktige og hva du skal gjøre videre. Hvis du ikke har tatt et skritt tilbake og funnet ut hvordan produktivitetssystemene dine skal fungere sammen, vil denne typen automatisering sannsynligvis forhindre deg i å få ting gjort.

Du kan bare automatisere noe i ditt personlige produktivitetssystem som har klart seg en stund. Hvis du prøver å automatisere ting som ikke allerede administreres bra, vil du sannsynligvis føle deg litt ute av kontroll og ha større følelse av overveldelse.

En annen ting å huske er at noen ting alltid skal gjøres av deg selv, som å svare på viktige e-poster og kommunisere med andre. Automatisering av disse tingene kan vise dine kolleger og kolleger at du ikke bryr deg nok til å kommunisere selv.

Når automatisering er bra

På den annen side er automatisering en flott ting for ditt personlige produktivitetssystem når du forstår prosessen med noe, og deretter automatisk kan få trinnene gjort. Når du vet hvordan du administrerer noe effektivt og forstår trinnvis prosessen til en del av systemet ditt, er det sannsynligvis en flott tid å automatisere det.Reklame

Jeg har flere arbeidsflyter som jeg har introdusert det siste året som tar noe av det tankeløse arbeidet fra meg, slik at jeg kan være mer kreativ og ikke trenger å bekymre meg for detaljene i noe.

På Mac-en bruker jeg en kombinasjon av Automator-arbeidsflyter, TextExpander-utdrag, og nå Tastatur Maestro-snarveier for å gjøre ting som automatisk berøringsbilder importert fra min iPhone 4S eller åpne alle appene og nettstedene som trengs for et ukentlig møte til forkant av min skrivebordet ved å skrive noen få taster. Når du åpner deg for å automatisere noen av prosessene dine, begynner du å se andre deler av systemet ditt som kan dra nytte av automatisering.

Igjen; ingenting av dette fungerer med mindre du forstår prosessene dine og vet hvilke verktøy du kan bruke for å få dem gjort automatisk.

De tre trinnene for å avgjøre om noe er modent for automatisering

Hvis arbeidsflyten din overholder disse tre trinnene, så automatiser bort, baby:Reklame

1. Du kan gjøre denne prosessen i søvne, og den krever ikke fullstendig oppmerksomhet. Den kan (og har blitt administrert) i en eller annen form før den ble automatisert.
2. Prosessen er tidkrevende.
3. Prosessen krever ikke menneskelig finesse (dvs. kommunisere og svare på noe personlig)

Å automatisere dine personlige produktivitetssystemer kan være bra for deg i det lange løp hvis du er forsiktig og oppmerksom på hva du gjør. Du må først forstå prosessene du prøver å automatisere før du automatiserer dem. Ikke bli sittende fast i å tenke at alt og alt skal automatiseres i livet ditt, for det burde det sannsynligvis ikke.

Velg og velg disse prosessene med omhu, så finner du de som tar mesteparten av tiden din for å være de beste å automatisere. Hva har du automatisert i ditt personlige produktivitetssystem?

Fremhevet fotokreditt: Bram Naus via unsplash.com