HVORDAN BRUKE DE 5 HVORFOR FOR Å KOMME TIL ÅRSAKEN TIL ETHVERT PROBLEM

Tar du lang tid å løse karriere- eller forretningsproblemer? Det kan være på tide å lære hvordan du bruker 5 Whys for å gjøre prosessen enklere.

Kanskje du tror at du trenger å kjenne 1000 teknikker for å løse problemer raskere. Sannheten er at det ikke er en eneste teknikk som kan løse alle problemene dine. Men til tross for denne virkeligheten, kan du likevel løse de fleste av problemene dine på en effektiv måte.

Hvordan? Ved å utnytte Sakichi Toyodas 5 Whys-teknikk. Toyoda brukte denne teknikken til Toyota-produksjonssystemet, men du kan bruke den på de fleste av problemene dine^[1]. Så slutt å prøve å huske dusinvis av teknikker og gjør deg klar til å jobbe smartere!

Hva er 5 Whys-metoden?

Med 5 Whys-teknikken må du stille 5 spørsmål.

Enkelt, ikke sant? Når du står overfor et problem, kan du spørre hva som kan ha bidratt til de nåværende resultatene. Fortsett å spørre 5 ganger, ellertil du når grunnårsaken.

The 5 Whys | Finn årsaken til et problem raskt

Hvordan vet du at denne teknikken fungerer? Vel, Toyota har med hell implementert denne teknikken for å forbedre monteringslinjen. Tenk deg nå hva den kan gjøre for å hjelpe deg med å løse vanlige problemer^[2]!

5 Whys-prosessen er ikke kompleks, men det vil ta tid å bli vant til. Hvis du er som de fleste, har du en tendens til å hoppe på å finne løsninger når du løser problemer. Begynn i stedet med å stille ett spørsmål hver gang du står overfor et problem.

Det kan være for alt mindre som å sitte fast i trafikken. I dette tilfellet vil det første spørsmålet være hvorfor du ikke unngikk trafikk. Still et enkelt spørsmål for alle problemene dine, og fortsett å legge til flere til du spør 5 som standard.Reklame

Til slutt vil du vite når du skal spørre 5 Whys og finne en årsak til de fleste av problemene dine. Men du trenger ikke alltid å jobbe alene. Når du jobber med ukjente emner, kan du jobbe med teammedlemmer for å tenke bra svar.

Hvis du vil vite hvordan du kan være en god lagspiller, sjekk ut denne artikkelen .

Hvis du for eksempel feilsøker en dårlig markedsføringskampanje for bedriften din, kan du jobbe med markedsføringsteamet ditt for å finne en løsning. Som bedriftseier vil du ha mange hatter, men du vil ikke kunne finne en årsak til de fleste av problemene dine alene.

Hvordan spørre de 5 hvorfor effektivt

Før du begynner å spørre 5 Whys, må du forberede deg på å få de beste resultatene. Her er flyteprosessen for å løse et problem i den virkelige verden:

1. Få de riktige ressursene

Du vet ikke hva du ikke vet. Så samle informasjon gjennom bøker og nettressurser før du løser et problem. Du kommer til å undersøke oftere etter emner du ikke er kjent med.

Hvis du ikke forbereder deg, vil du begrense deg til en ineffektiv rotårsak.

Du kan også omgi deg med mennesker som spesialiserer seg på bestemte områder. På denne måten kan du jobbe sammen med gruppen din for å finne den beste årsaken til et problem.

Målet ditt her er å føle deg komfortabel med spørsmålene du jobber med. Unngå å svare på spørsmål du er usikker på, fordi du mest sannsynlig vil få en dårlig årsak.

2. Forstå problemet

Før du løser et problem, er det viktig å vite hva slags problem du løser. Dette vil hjelpe deg med å unngå å finne en irrelevant grunnårsak.Reklame

Når du definerer problemet, unngår du også forvirring når du jobber med team. Når du for eksempel jobber i team, er det ofte lett å anta at alle jobber med det samme problemet. Men dette er ikke alltid tilfelle og kan føre til at team jobber for å løse to forskjellige problemer.

3. Still dine 5 første spørsmål

Når du har brukt nok tid på å forberede deg, kan du stille det første spørsmålet ditt. I stedet for å gi raske svar, brainstorm hvilke svar som gir mest verdi. Hvert spørsmål avhenger av forgjengeren, så gi meningsfulle svar.

Tommelfingerregelen her er å fortsette å gjenta hvorfor fem ganger til du har funnet en mulig årsak. Vanligvis er fem eller færre spørsmål nok til å løse de vanligste problemene, men ikke begrens deg til fem spørsmål hvis det virkelig er nødvendig å stille mer.

Fortsett å stille spørsmål til du ikke kan lenger.

4. Finn din årsak

Hovedmålet for å bruke 5 Whys-rammeverket er å ende opp med en grunnleggende årsak til problemet du opplever.Du bør komme med et svar som hjelper deg å forstå når / hvorfor problemet oppstår.

Den brukes også til å løse problemer på høyt nivå, slik at du kan spore fremgangen din etterpå. Ved å løse problemer på høyt nivå løser du problemer raskere før du tar opp årsaken.

Et eksempel på de 5 hvorfor

Å lære om 5 Whys-rammeverket er flott, men å ha eksempler fra den virkelige verden er bedre. Her er et eksempel du kan bruke som mal for når du løser problemer i den virkelige verden:

Problem: Arbeidsgivere har ikke ringt meg tilbake for et intervju de siste tre månedene

Spørsmål 1 : Hvorfor er min gjenoppta ikke blir lagt merke til av arbeidsgivere?
Fordi det er for generisk og ikke viser noen spesielle ferdigheter for rollene du søker på.
Spørsmål 2: Hvorfor er CV-en for generisk?
Fordi jeg vil at det skal appellere til mange yrker.
Spørsmål 3: Hvorfor vil jeg søke på mange yrker?
Fordi jeg vil øke sjansene mine for å bli ansatt.
Spørsmål 4: Hvorfor vil søknad til flere yrker øke oddsen for å bli ansatt?
Fordi jeg ikke ville begrense meg til ledige stillinger i ett bestemt yrke.
Spørsmål 5: Hvorfor ville jeg begrense meg til ledige stillinger?
Fordi det er høy etterspørsel etter yrket mitt.

I dette scenariet vil du stoppe ved spørsmål 5 fordi du har funnet en mulig årsak.Reklame

Siden det er mye konkurranse for bransjen din, må CV-en din skille seg ut. Hvem tror du en arbeidsgiver vil ansette, en jack of all trades eller en ekspert i sitt yrke?

Når du arbeider med et problem, må du ta deg tid til å tenke brainstorm de beste spørsmålene. Det er fordi det vil påvirke kvaliteten på grunnårsaken du ender opp med.

Når fungerer de 5 hvorfor ikke?

Som du har sett, er 5 Whys ikke komplisertog kan brukes til mange slags problemer, men det tar mye krefter å utføre riktig. Når det er gjort riktig, kan det hjelpe deg med å finne skyldige i de fleste av dine vanlige problemer. Problemet er at denne teknikken ikke passer i alle situasjoner.

Urepliserbare resultater

Du kan ikke replikere de samme resultatene. Tenk på det: du lager dine egne spørsmål og svarer på dem på en unik måte. Ingen andre vil være i stand til å replikere resultatene for det meste.

Dette betyr at selv to team som jobber i samme miljø, vil komme med to separate svar.

Begrenset av tilgjengelig kunnskap

Som nevnt tidligere, samle inn nok informasjon når du løser et ukjent problem. Problemet er at du ikke alltid har de beste tilgjengelige ressursene. På grunn av dette begrenser du deg til kvaliteten på svarene dine.

Hvis du noen gang har et ukjent emne, kan du prøve en annen teknikk for problemløsning.

Fokus på en enkelt årsak

Hovedmålet bak å bruke 5 Whys er å komme opp med en enkelt årsak. Men alle problemer har ikke alltid en eneste løsning. For eksempel kan en markedsføringskampanje ha et best, godt og worst case scenario.

Disse begrensningene gjør ikke 5 Whys til en dårlig teknikk å bruke. I stedet forteller de deg hvordan du bruker denne teknikken mer effektivt.Reklame

The 5 Whys fungerer best for å forbedre prosesser og løse enkle problemer, men det kommer til kort når man arbeider med komplekse problemer. Derfor trenger du å vite andre alternativer .

Et selskaps lave svarprosent på kunder kan for eksempel skyldes flere faktorer. I dette tilfellet vil du velge en teknikk som er bedre egnet til å løse komplekse problemer. Bestem hvilke problemer du møter mest for å vite hvilke teknikker som vil hjelpe deg mest.

Bunnlinjen

Tenk deg å erobre saker de fleste gir opp.

Folk vil se på deg og anta at du vet 1000 måter å løse et problem på. Sannheten er at ikke mye har endret seg siden du hadde slitt med å løse problemer.

Men du bruker nå et velprøvd system som gjør livet ditt lettere.

Du er en problemløsende maskin.

Hvis du ikke tror at dette kan være din virkelighet, tar du feil. Du har det som trengs for å løse problemene dine, men du må øve. Start med å stille et spørsmål i dag når du står overfor et problem.

Fortsett å gjøre det samme til du stiller flere spørsmål til hvert av problemene dine. Du vil ikke mestre 5 Whys-analysen over natten, men med nok øvelse vil denne teknikken føles mer naturlig.