TOPP 10 PRODUKTIVITETSTIPS FOR Å OPPNÅ MER OG SKAPE SINNSRO

Kjenner du noen som ikke har det travelt?

De fleste av oss våkner hver morgen overfor trange kalendere og milelange oppgavelister. Som advokat / kone / mamma / forfatter vet jeg at jeg absolutt gjør det.

På grunn av en nervøs fascinasjon og et rent overlevelsesinstinkt har jeg gjort en livslang studie av produktivitet og tidsstyring. Her er de ti beste produktivitetstipsene som hjelper meg å få gjort de tingene jeg må eller vil gjøre uten å miste tankene mine:

1. Skriv det ned

Hver oppgave, enhver forpliktelse skal skrives ned. Dette frigjør tankene dine fra den energi- og oppmerksomhetssugende jobben med å prøve å huske.

I sin sentrale bok om produktivitet, Få ting gjort , David Allen påpeker hvordan uavsluttede forpliktelser tar opp psykisk energi, og hver og en gjør deg bare det minste mer sliten, mer distrahert og derfor mindre produktiv.

Han understreker at det første trinnet for å styre livet og tiden din er å få alle forpliktelser, store og små, ut av hodet og inn i et pålitelig system.

jeg bruker OmniFocus for å fange disse forpliktelsene, men du kan starte med en enkel penn og papir.

2. Få et forsprang

Den beste måten å treffe bakken er å starte kvelden før.

Før du forlater arbeidsområdet ditt, eller før du legger deg, må du ta 10 minutter å se på forpliktelsene neste dag.

Hvilke avtaler kan ikke gå glipp av? Hva trenger du å ha med deg for disse avtalene? (Forsikre deg om at du har samlet materialene og har dem klare til bruk.) Hvilke tre til fem oppgaver må gjøres?

Bestem hva du skal gjøre først. Se på oppgavelisten og avgjør om noen oppgaver på den kan delegeres til noen andre (se nummer 9 nedenfor) eller, enda bedre, krysset av listen helt (se nummer 10 nedenfor).Reklame

Jo travlere dagen din er, desto viktigere er det å gjøre denne raske undersøkelsen dagen eller kvelden før. Det betyr at du ikke kaster bort tid om morgenen på å bestemme deg for hvor du skal begynne, eller samle inn materialer (og kanskje ikke oppdage at et viktig element ikke er tilgjengelig når du trenger det).

3. Gjør din mest fryktede oppgave først

Alle av oss har en eller flere oppgaver på vår oppgaveliste som vi gruer oss til å gjøre. Kanskje det er den ubehagelige telefonsamtalen du ikke vil ringe, eller det blogginnlegget du har utsatt for å skrive fordi du ikke vet hvordan du skal starte, eller det prosjektet som bare overvelder deg fordi det er så massivt.

Uansett hva det er, henger det over hodet på deg og distraherer deg med skyld fordi det fortsetter å bli presset til neste dag og neste dag. Det er på tide å avslutte den syklusen.

Gjør det først. Forfatteren Michael Hyatt snakker om å drepe dragene dine før frokost - det er ikke noe mer motiverende for resten av dagen enn å krysse det monsteret fra listen din først om morgenen.^[1]

Men mange mennesker i stedet for å gjøre de tøffe oppgavene først, gjør de enkle. Hvis du virkelig vil være produktiv, er det noen oppgaver du ikke bør gjøre først om morgenen: Å være mer produktiv, aldri gjør dette for å starte morgenen din

Så ring den samtalen. Trekk ut et stykke papir og idédugnad for blogginnlegget.

Gjøre noe om den overveldende oppgaven - kanskje du ikke kan fullføre den på en dag, men du kan i det minste komme i gang. Uansett hva det er, bare gjør det.

La så tilfredsheten med å krysse den av listen føre deg inn i resten av den travle dagen.

4. Slå av distraksjoner

En av de største produktivitetsdrapene er distraksjonen av konstante forstyrrelser: e-post, telefonsamtaler, folk som dukker opp på døren din ...

Teknologien som kan (og bør) gjøre livene våre enklere og bedre, kan også gjøre det praktisk talt umulig å opprettholde den slags fokusert oppmerksomhet som er nødvendig for å jobbe effektivt og effektivt.

Men her er tingen: du kan kontrollere den teknologien.Reklame

Når du har en viktig oppgave som krever oppmerksomhet og fokus, skaper du plass til å gi det ditt beste.

Enten det er et møte med en klient eller kollega, eller et viktig brev som trenger å bli skrevet, eller et kunstverk du vil lage, planlegg en tidsperiode for å fokusere på dette engasjementet, og slå deretter av alle distraksjoner. Slå av telefonen (eller i det minste slå av ringetonen). Stille e-postvarslene. Koble fra internett (eller i det minste Facebook og Twitter). Lukk kontordøren.

Bare for den timen (eller tretti minutter eller en halv dag), slå av all kommunikasjon utenfor og gi deg selv den nødvendige luksusen av uforstyrret tid for å virkelig fokusere på saken. Finn ut mer her om hvordan du minimerer distraksjon for å få ting gjort.

5. Ta pauser

Det er en grense for hvor lenge noen kan vie dypt fokus til en oppgave.

Uansett hvor opptatt du er, etter en viss tid, begynner loven om avtagende retur, og tretthet - fysisk og / eller mental - begynner å svekke effektiviteten din.

Tidsplanen bryter med jevne mellomrom selv i de travleste dagene. Ta ti minutter å stå opp, strekke deg, ta en drink med vann, gå rundt blokken.

Du kommer tilbake til arbeidet ditt, både mentalt og fysisk, og klar til å bli enda mer produktiv.

Hvis du ikke er overbevist ennå, kan du lese denne artikkelen om viktigheten av å planlegge nedetid.

6. Partiprosess

Hvis dagens krav inkluderer rutineoppgaver, kan du prøve å gruppere lignende oppgaver og planlegge bestemte tider i løpet av dagen for å slå dem ut.

Svar på e-post? Returende telefonsamtaler? Legge inn utgifter i et regneark? I stedet for å avbryte de andre oppgavene dine for å gjøre disse tingene stykkevis, batch dem.

Sett to eller tre eller fem ganger om dagen for å sjekke og svare på e-post. Returner telefonsamtaler 23.45 og 16.45 (eller hvis du vil unngå å bli sugd inn i lange telefonsamtaler, returner dem klokken 12.15 mens folk er til lunsj og 17:15 etter at de har igjen for dagen, og bare legg igjen en melding!)Reklame

Ved å gruppere lignende oppgaver sparer du den tapte tiden for å øke mengden flere ganger om dagen og høster fordelene av momentum.

7. Spis en sunn frokost

Må jeg forklare dette? Det er utallige studier som bekrefter viktigheten av frokosten for å opprettholde helsen vår.

Friske mennesker er mer produktive. Uansett hvor opptatt du er, spis en anstendig frokost. Det gir deg en fantastisk start på dagen.

For flere frokostideer, sjekk ut dette: 31 sunne frokostoppskrifter som vil øke din energi

8. Få litt trening

Ikke for å være for repeterende, men sunne mennesker er mer produktive.

Trening gjør deg sunnere, så sørg for å trene litt hver dag.

Du trenger ikke å tilbringe timer på treningsstudioet for å få fordelen av dette; ta en spasertur rundt blokken, eller gjør noen isometri ved skrivebordet ditt.

Prøv disse 29 øvelser du kan gjøre ved (eller i nærheten) pulten din eller 15 enkle og raske kontorstrekninger for å øke arbeidseffektiviteten .

Bare gjør noe for å få hjertet til å pumpe og blodet løpe. Det vil forbedre ditt generelle velvære så vel som din evne til å tenke tydeligere.

9. Delegat

Jeg tilstår: Jeg stinker av dette. Jeg hater å be om hjelp, og ofte virker det mer trøbbel å forklare en oppgave til noen andre enn å bare gjøre det selv. Men ikke alt som må gjøres i livet ditt må gjøres av deg.

Evaluer oppgavelisten nøye. Hvilke oppgaver kan noen andre gjøre, og dermed frigjøre deg for å fokusere på tingene bare du kan gjøre?Reklame

Se deg rundt: hvem er tilgjengelig for å gjøre noen av disse oppgavene? En sekretær? En kollega? Et familiemedlem? En betalt hjelper?

En viktig nøkkel til produktivitet er å gjøre bare de tingene som bare du kan gjøre, og å gi noen andre muligheten til å bidra ved å gjøre de andre oppgavene.

Lifehacks administrerende direktør har en unik måte å delegere arbeidet effektivt på, se på guiden hans: Hvordan delegere arbeid (den definitive guiden for vellykkede ledere)

10. Si nei

Hvor mange forpliktelser har du gjort som egentlig ikke trenger å bli holdt i det hele tatt?

Har du tatt på deg oppgaver som ikke betyr noe for deg eller noen andre?

Er kalenderen din full av møter som ikke oppnår noe for organisasjoner du ikke lenger bryr deg om?

Er dagen din blitt kapret av noen andres prioriteringer?

Hvis kalenderen din er fastkjørt, og hvis oppgavelisten din er miles lang, kan du ta ti minutter eller så å se på hvert element med et nøye øye. Kan noen av disse avtalene eller oppgavene bare krysses av for å skape en rimelig margin i livet ditt?

Når noen ringer eller dukker opp på døren din med en forespørsel om å delta i en eller annen aktivitet, ta et pust og vurder om det passer inn i dine egne prioriteringer (hvilke prioriteringer kan selvfølgelig legitimt omfatte å holde sjefen eller ektefellen lykkelig).

Hvis svaret er nei, er det bare å si nei. Øv det på forhånd: Takk for at du inviterte meg, men nei. Takk for at du spurte, men nei. Takk for at du tenkte på meg, men nei.

Som en klok person har sagt, er nei en komplett setning. Ingen forklaring er nødvendig. Bare nei.Reklame

Det kan være lurt å lære av Leo Babauta Den milde kunsten å si nei slik at du kan sette deg bedre grenser.