Når du setter deg ned for å lese denne artikkelen, antar jeg at du har opplevd distraksjoner på jobben minst en gang allerede i dag, sannsynligvis mer enn en gang.

Sjansen er at du kan bli avbrutt før du faktisk er ferdig med å lese denne artikkelen.

Den enkle sannheten er at vi alle møter distraksjoner på jobben hver eneste dag, og vanligvis hver eneste time kan noe eller noen føre til at du blir distrahert.

Med så mange møter å delta på, samtaler eller drop-ins av kolleger, samtaler, e-post, sosiale meldinger og mange andre forstyrrelser, kan det ofte føles som en reell utfordring å være produktiv og få de viktige tingene gjort.

Distraksjoner reduserer produktiviteten og energien.

De påvirker vår evne til å fokusere og holde oss til prosjekter eller oppgaver lenge nok til å se dem gjennom.

Hvis du tenker på arbeidsuken din, er jeg sikker på at du kan liste opp 5 til 10 ting eller personer som har skapt distraksjoner på jobben.

Men hvor mange av disse distraksjonene er selvpåført og hvor mange er resultatet av arbeidsmiljøet ditt?

Innholdsfortegnelse

1. Hvorfor bør du bli kvitt distraksjoner på jobben?
2. 7 vanlige distraksjoner på jobben (og hvordan du kan takle dem)
3. Bunnlinjen
4. Mer om å holde fokus

Hvorfor bør du bli kvitt distraksjoner på jobben?

Nesten 3 av 4 arbeidstakere (70%) innrømmer at de føler seg distrahert på jobben, og 16% av menneskene oppgir at de nesten alltid er distrahert.^[1]

Virkningen av arbeidsforstyrrelser, ifølge rapporten, inkluderte:

• 54% sa at de ikke presterer så bra som de burde
• 50% sa at de er betydelig mindre produktive
• 20% sa at de ikke klarer å nå fullt potensial og komme videre i karrieren

Den samme undersøkelsen fra Udemy siterte de største fordelene med å redusere distraksjon fra arbeidsplassen fra de intervjuede:

• 75% oppga at jeg blir mer ferdig og at jeg er mer produktiv
• 57% uttalte at jeg er motivert for å gjøre mitt beste
• 51% uttalte at jeg er tryggere på min evne til å gjøre jobben min bra
• 49% uttalte at jeg er lykkeligere på jobben
• 44% oppga at jeg leverer arbeid av høyere kvalitet

Topp distraksjoner identifisert av Udemy for Business i undersøkelsen inkluderte snakkesalige medarbeidere (sitert av 80% av de spurte arbeidstakerne) og kontorstøy (70%).

Møter ble beskyldt for lav produktivitet av 60% av respondentene, mens 58% sa at selv om de ikke trenger sosiale medier for å gjøre jobben, kunne de ikke klare seg gjennom arbeidsdagen uten å sjekke plattformer som Facebook, Twitter og Instagram.

7 vanlige distraksjoner på jobben (og hvordan du kan takle dem)

En undersøkelse fra 2016 av 2000 amerikanske ansettelses- og HR-ledere av CareerBuilder viste at de største distraksjonssyndere inkluderte smarttelefoner (55%), internett (41%), sladder (37%), sosiale medier (37%), medarbeidere som droppet forbi (27%), røyking eller snackpauser (27%), e-post (26%), møter, (24%) og støyende kolleger (20%).^[2]

Nesten tre fjerdedeler av arbeidsgiverne som ble undersøkt av CareerBuilder sa at to eller flere timer om dagen gikk tapt i produktivitet på grunn av distraksjoner på arbeidsplassen, med nesten halvparten (43%) som anslår at de mistet tre eller flere timer om dagen.

En undersøkelse på 2000 personer av økonomistyringstjenesten Think Money i Storbritannia rapporterte at en tredjedel av de ansatte er distrahert på jobb i opptil tre timer om dagen.^[3]

Så forestill deg om du har hatt færre distraksjoner på jobben, og du var i stand til å øke fokuset og få mer av ditt beste arbeid gjort.

Med disse undersøkelsene om arbeidsforstyrrelser i tankene, har jeg identifisert de 7 viktigste distraksjonene du sannsynligvis står overfor akkurat nå, og noen handlingsstrategier som hjelper deg med å overvinne dem for å øke produktiviteten og kreativiteten:

1. Chatty medarbeidere

Det er viktig å bygge relasjoner med teamet ditt og kollegene dine på jobben.

Daglige samtaler er viktige for å bygge en vennlig, samarbeidskultur og atmosfære på kontoret, men det er lett å bli fanget i endeløse samtaler og sladder.Reklame

Hvis døren din alltid er åpen, er det veldig enkelt for noen å stikke hodet inn på kontoret for å stille spørsmål, noe som tar deg bort fra ditt produktive arbeid.

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

Hvis du har problemer med vedvarende chatte eller distraherende teammedlemmer, kan du prøve å diskutere en diskret samtale med dem om innvirkningen det har på dagen din.

Alternativt kan du lukke kontordøren hvis du har en. En annen metode å bruke hvis du trenger å være fokusert og konsentrere deg, er å ta på deg et par hodetelefoner (hvis kontoret ditt tillater det).

2. Kontorstøy

Forskning av Kim og de Dear ved University of Sydney avslørte at 30 prosent av arbeidstakerne i avlukke og rundt 25 prosent på partisjonsløse kontorer var misfornøyde med støynivået på jobben.^[4]

Forskning fra Ipsos og Workspace Futures Team of Steelcase viser at 85% av menneskene er misfornøyde med arbeidsmiljøet og ikke kan konsentrere seg. Av de spurte sa 95% at det var viktig å jobbe privat, men bare 41% sa at de kunne gjøre det, og 31% måtte forlate kontoret for å få arbeidet fullført.^[5]

Mer enn 10 000 arbeidere i 14 land ble undersøkt, og viktige funn viste også at:

• Kontormedarbeidere taper 86 minutter om dagen på grunn av distraksjoner
• Mange ansatte er umotiverte, uproduktive og altfor stressede
• De har liten kapasitet til å tenke og jobbe kreativt og konstruktivt

Hvis du jobber på et stort eller lite kontor, er jeg sikker på at du har opplevd at kontorer kan bli veldig høye, enten det er samtaler, telefonsamtaler, musikk eller andre lyder.

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

Hvis du har et kontor, er det enkleste å gjøre å lukke døren slik at du kan få litt privatliv og fokusert, stille tid.

Når du har kolleger som du vet skaper mye støy, kan du nærme deg dem og ta en stille samtale om hvordan deres handlinger påvirker din evne til å fokusere? Må du jobbe fra skrivebordet ditt?

Hvis du har et bestemt prosjekt, må du jobbe der du trenger stille, uavbrutt tid og utforske arbeid fra et stille rom i bygningen din.

Alternativer inkluderer å jobbe hjemmefra (hvis mulig) eller fra et annet sted som en park eller kafé.

Det vil alltid være støy på et kontor, og det meste vil det være tålelig, men noen ganger må du endre miljøet ditt for å få det viktigste arbeidet gjort.

3. E-postforbruk

I følge Tim Ferriss trenger vi t:

begrense e-postforbruk og produksjon. Dette er den største enkelt avbrudd i den moderne verden.

Vi vet alle hvor distraherende e-post kan være.

På en typisk dag hvor mange e-poster mottar og sender du?

Høres dette kjent ut?

Du jobber med et viktig prosjekt, og du får et varsel om at du har mottatt en e-postmelding.

Nå har du to valg.

Du kan stoppe det du holder på med og bryte fokuset ditt og lese e-posten, eller du kan holde deg på oppgaven og se på e-posten senere.Reklame

Mange går gjennom hele dagen slik. De er fullt engasjert i å jobbe med noe viktig, og så dukker det opp en e-postmelding.

Du stopper det du gjør, bytter til innboksen din og leser e-posten, ofte en e-post som er helt irrelevant og ikke bidrar med noe til dine nåværende prioriteringer.

Disse e-postene kan skape en konstant følelse av travelhet og vil ofte resultere i uferdige prosjekter på slutten av dagen.

Dette kan igjen skape en følelse av at vi egentlig ikke har hatt en produktiv dag.

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

Tidsblokkering

Sett av en bestemt mengde uavbrutt tid til å jobbe med et prosjekt eller en oppgave. Forplikt deg til å ikke se på e-post (eller svare på telefonsamtaler) i løpet av denne tidsperioden.

Basert på rådene til Tims har jeg bestemt meg for å sjekke e-post bare to ganger om dagen. Det har allerede en enorm innvirkning. Dette er hva jeg foreslår:

Arbeid i frakoblet modus

Sett datamaskinen eller den bærbare datamaskinen til frakoblet modus, og la e-postmeldingene samle seg i innboksen din til du er klar til å svare på dem.

I stedet for å se på og svare på e-post en etter en, la dem samle seg og deretter sette av fokusert tid til å behandle og svare på e-postene.

Svar på batch-e-post vil ta kortere tid enn å svare på dem en etter en, og det lar deg holde fokus på prosjektet uten å bli distrahert.

Sjekk e-post til bestemte tider hver dag

Denne metoden er introdusert av en rekke av mine entreprenørcoachingklienter, og den har hjulpet dem med å frigjøre tid og holde seg mer fokusert.

Arbeidsforholdene dine vil være forskjellige, så det er viktig å finne en prosess som fungerer for deg og andre medlemmer av teamet ditt.

En metode er å ha to spesifikke tider om dagen for å sjekke e-postene dine, en annen kanskje tre ganger om dagen - morgen, lunsjtid og i timen før du reiser for å sikre at alle blir fanget opp.

Hvis du bestemmer deg for å implementere denne teknikken, vil det være lurt å lage en melding utenom kontoret.

Ikke sjekk e-post først

Denne teknikken kan være vanskelig å implementere avhengig av omstendighetene dine, men hvis du kan, vil du være mye mer produktiv. Her er hvorfor.

I stedet for å sjekke e-post først, bruk i stedet denne dyrebare tiden når du er mer energisk og fokusert på å jobbe med en eller to største prioriteringer for dagen.

4. Bruk av smarttelefoner (og andre enheter)

Å kontinuerlig se på telefonen din forstyrrer arbeidsflyten og fokuset.Reklame

Ifølge fersk forskning fra Deloitte sjekker den gjennomsnittlige personen sin smarttelefon 47 ganger om dagen.^[6]

Hvis du bruker gjennomsnittet 47 ganger om dagen, og du jobber en 8-timers arbeidsdag, betyr det at du kanskje sjekker telefonen nesten seks ganger hver time.

Det er nok til å distrahere noen.

Vi vet alle at smarttelefoner og andre enheter ofte forstyrrer oss, og tar oppmerksomheten bort fra prosjektet eller oppgaven vi jobber med.

Det er lett å ofte ta en pause fra de viktige oppgavene våre for å sjekke telefonene, klokkene og andre gadgets.

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

Flytt telefonen din et annet sted

Det er veldig fristende å sjekke telefonene våre, selv om vi jobber med et viktig prosjekt.

Løsningen? Legg telefonen i en skuff eller flytt den ut av armlengden, slik at du ikke blir fristet til å ta en rask titt.

Skru av notifikasjoner

Slå av alle varsler som ikke krever umiddelbar oppmerksomhet, spesielt varsler om sosiale medier. Dette inkluderer e-post hvis du også har konfigurert det på telefonen.

Hvis noen varsler virkelig betyr noe, gjør dem stille og skjul dem fra låseskjermen.

5. Sosiale medier

Hvor mye tid bruker du på sosiale medier på jobben? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Listen over apper og nettsteder som kommer sammen for å hevde så mye av vår oppmerksomhet er nesten uendelig.

Det er en konstant strøm av informasjon tilgjengelig der ute, fra våre venner og kolleger, fra nyheter, fra våre selskaper. Noen av kollegene dine sjekker sannsynligvis sine sosiale medier akkurat nå mens du leser denne artikkelen.

I en TED-tale av Cal Newport, forfatter av Dypt arbeid , han sa å gå på sosiale medier er som å gå til kasinoet .

Du forventer å få likes, og du kommer ut av det. Du tenker tilbake, jeg får belønningen neste gang. Jeg får belønningen neste gang. Jeg får belønningen neste gang. Og du sitter bare og venter på at et varsel skal komme rundt, slik at du kan gå tilbake.

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

I likhet med smarttelefonbruk og e-post, kan du prøve å angi spesifikke tidsrammer eller parametere når du vil sjekke sosiale medier.

Sørg for at alle varsler er slått av når du må bruke fokusert, produktiv tid på en bestemt oppgave eller et prosjekt.

Ta en titt på denne artikkelen for å lære mer: 9 trinn for å koble fra sosiale medier og koble til livet igjen

6. Møter

I løpet av en travel uke er det siste en leder eller leder ønsker en bortkastet time eller to som satt i et uproduktivt møte.

Hvis jeg spurte deg hva den mest effektive måten å være ineffektiv på ville være, er jeg sikker på at mange av dere vil si dårlige møter.Reklame

Møter i dag bruker mer arbeidstid enn noen gang før. De fleste ansatte deltar på 62 møter i måneden, men halvparten av disse anses som bortkastet tid.

Totalt sett brukes 31 timer på uproduktive møter over en gjennomsnittlig måned, med 91 prosent av de ansatte som er skyldige i dagdrømmer, mens 39 prosent har innrømmet å sovne.^[7]

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

For at møtene skal være produktive og verdt, er det viktig at hvert møte har en klar agenda og leder.

Jeg har skrevet mer om hvordan du har et produktivt møte i artikkelen: Hvordan lede teammøter på den mest produktive måten

7. Multitasking

Vi må alle gjøre flere oppgaver noen ganger, men jo mindre vi gjør det jo bedre.

Multitasking reduserer produktivitet og kreativitet. I en artikkel for Harvard Business Review bemerker Peter Bregman at produktiviteten vår går ned med 40% når vi prøver å fokusere på flere ting samtidig.^[8].

Det tar et gjennomsnitt på omtrent 25 minutter (23 minutter og 15 sekunder, for å være nøyaktig) å gå tilbake til den opprinnelige oppgaven etter et avbrudd, ifølge Gloria Mark.^[9]

Multitasking bremser oss , og reduserer fokus, energi og produktivitet. Hjernen vår kan rett og slett ikke effektivt håndtere arbeidet med oppgaver samtidig.

Hvordan holde fokus og redusere distraksjonen

Arbeid i tidsblokker. Det minimerer distraksjonen som blir lagt på våre stadig mer sammenhengende liv. Det beskytter oss ikke bare mot andres distraksjoner, men også fra våre selvpåførte distraksjoner.

Tidsblokkering er å sette av en forsettlig tid til spesifikke prosjekter eller oppgaver og gjøre en forsettlig innsats for ikke å la distraksjoner eller interjeksjoner av andre bryte det fokuset.

Etter at tidsblokken er ute, ta en planlagt pause, og start deretter neste blokk med fokusert tid. Hver blokk med fokusert tid er viet til en oppgave / et prosjekt eller sett med lignende oppgaver.

Jeg bruker metoden 60-60-30 for tidsblokkering:

Arbeid i 50 minutter og ta en 10-minutters pause. Arbeid i ytterligere 50 minutter og ta en 10-minutters pause. Ta deretter 30 minutter ut for å lade opp, noe som kan bety å spise lunsj, gå en tur osv.

Bruke Teknikk tomat for å hjelpe deg å jobbe i blokker av tid.

Bunnlinjen

Distraksjoner på arbeidsplassen vil aldri forsvinne. For å kunne bruke tiden vår effektivt og for å øke produktiviteten og kreativiteten, er det viktig at vi forstår hva som distraherer oss og lager systemene for å stoppe den.

Jeg er sikker på at du kan identifisere deg med minst en av distraksjonene som er uthevet i denne artikkelen.

Forhåpentligvis vil noen av lagene hjelpe deg med å slå distraksjoner på jobben og gjøre deg mer effektiv og produktiv.

Mer om å holde fokus

• Hvordan stoppe multitasking og bli mye mer produktiv
• Hvordan være produktiv på jobben: 9 grunnregler
• 10 smarteste produktivitetsprogramvare for å forbedre arbeidsytelsen
• 30 beste produktivitetsbøker du bør lese for å øke produktiviteten din

Fremhevet fotokreditt: Proxyclick Visitor Management System via unsplash.com

Henvisning