Alle har hørt begrepet produktivitet, og folk snakker om det i forhold til hvor høyt det er og hvordan man kan forbedre det. Men færre vet hvordan man måler produktivitet, eller til og med hva vi snakker om når vi bruker begrepet produktivitet.

I sin enkleste form ser produktivitetsformelen slik ut: Utgang ÷ Inngang = Produktivitet .

For eksempel har du to selgere som hver ringer 10 kunder til uken. Den første er i gjennomsnitt 2 salg per uke og den andre i gjennomsnitt 3 salg per uke. Ved å koble inn tallene får vi følgende produktivitetsnivåer for hver selger.

For selger en er produksjonen 2 salg og inngangen er 10 salg: 2 ÷ 10 = .2 eller 20% produktivitet. For selger to er produksjonen 3 salg og innspill er 10 salg: 3 ÷ 10 = .3 eller 30% produktivitet.

Å vite hvordan man måler og tolker produktivitet er en uvurderlig ressurs for enhver leder eller bedriftseier i dagens verden. Som et eksempel, i scenarioet ovenfor, gjør selger nr. 1 tydeligvis ikke like god som selger nr. 2.

Når vi kjenner denne informasjonen, kan vi nå bedre avgjøre hvilken fremgangsmåte vi skal ta med selger nr. 1.

Noen mulige utfall kan være å kreve mer intern opplæring for selgeren, eller å få dem til å følge den mer produktive selgeren for å lære en bedre teknikk. Det kan hende at selger nr. 1 bare ikke er egnet for salg og vil gjøre en bedre jobb i en annen stilling.

Hvordan måle produktivitet med ledelsesteknikker

Å vite hvordan du måler produktiviteten lar deg finjustere virksomheten din ved å minimere kostnadene og maksimere fortjenesten:

1. Identifiser lang- og kortsiktige mål

Å ha god forståelse av hva du (eller bedriftens mål) er nøkkelen til å måle produktivitet.

For eksempel hvis din selskapets mål er å maksimere markedsandelen, vil du måle teamets produktivitet ut fra deres evne til å skaffe seg nye kunder, ikke nødvendigvis etter faktisk salg.

2. Bryt opp mål til mindre ukentlige mål

Det langsiktige målet ditt kan være å få 1000 nye kunder om året. Det blir 20 nye kunder per uke. Hvis du har 5 personer på laget ditt, må hver og en hente inn 4 nye kunder per uke.

Nå som du har brutt det ned, kan du spore produktiviteten til hver enkelt person uke for uke bare ved å koble til tallene:Reklame

Produktivitet = antall nye kunder ÷ antall ringesalg

3. Opprett et system

Har du noen gang lagt merke til at den franske stekemaskinen alltid er til venstre for deg når du går inn i en McDonald's?

Dette er fordi McDonald's opprettet et system. De har bestemt at den mest effektive måten å sette opp et kjøkken på er å alltid ha fransk stekemaskin til venstre når du går inn.

Du kan gjøre det samme og bare tilpasse det til virksomheten din.

La oss si at du vet at de mest produktive selgerne dine gjør mest salg mellom klokka 15 og 19. Hvis de andre selgerne jobber fra 9 til 16, kan du potensielt øke produktiviteten gjennom noe så enkelt som å justere arbeidsdagen.

Å vite hvordan du måler produktivitet lar deg sette opp, overvåke og finjustere systemer for å maksimere produksjonen.

4. Evaluer, Evaluer, Evaluer!

Vi har allerede berørt å bruke disse produktivitetstallene for å evaluere og overvåke dine ansatte, men ikke glem å evaluere deg selv ved hjelp av de samme målingene.

Hvis du har satt opp et system for å spore og måle ansattes ytelse, men fortsatt ikke oppfyller mål, kan det være på tide å se på lederstilen din. Tross alt, ledelsen din er en stor del av inngangssiden av ligningen vår.

Er du mer av en gulrot eller en pinne type manager? Kanskje du kan prøve å være mer av den motsatte typen for å se om det endrer produktiviteten. Administrerer du de ansatte som en gruppe? Kanskje å ta en mer en-mot-en-tilnærming ville være en bedre måte å utnytte hver enkelt persons styrker og svakheter på.

Bare husk at du og din ledelsesstil bidrar direkte til de ansattes produktivitet.

5. Bruk en skala for rangering

Å ha klare og konsise mål for de enkelte ansatte er en viktig del av ethvert forsøk på å øke produktiviteten på arbeidsplassen. Når du har satt deg målene, er det viktig at de ansatte får regelmessig tilbakemelding om fremdriften.

Å bruke en karakterskala er en god måte å gi en standardisert visuell fremstilling av fremdriften. Å bruke en skala fra 1-5 eller 1-10 er en god måte å gi klare og konsise tilbakemeldinger på individuelt grunnlag.Reklame

Det er også en god måte å spore langsiktig fremgang og vekst i områder som trenger forbedring.

6. Ansett Mystery Shoppers

Dette er spesielt nyttig i detaljhandel der kundeservice er kritisk. En mystery shopper kan gi tilbakemelding basert på hva en typisk kunde sannsynligvis vil oppleve.

Du kan leie din egen shopper, ellers er det firmaer som vil gi deg dem. Uansett hvilken rute du velger, er det viktig at mystery shopperne har en standardisert sjekkliste for evaluering.

Du kan be om evalueringer for de ansattes vennlighet, hvor lang tid det tok å hilse på kunden, ansattes kunnskap om produktene eller tjenestene, og omtrent alt annet som er viktig for en detaljhandel.

7. Tilbyr tilbakemeldingsskjemaer

Å bruke et tilbakemeldingsskjema er en fin måte å få direkte innspill fra eksisterende kunder. Det er bare et par ting å huske på når du bruker tilbakemeldingsskjemaer.

Først må du holde skjemaet kort, maksimalt 2-3 spørsmål med plass til ytterligere kommentarer. Å be folk om å fylle ut et langt skjema med mange spørsmål vil redusere mengden informasjon du får.

For det andre, vær oppmerksom på at kunder er mye mer sannsynlig å sende tilbakemeldingsskjemaer når de er misfornøyde eller har en klage enn når de er fornøyde.

Du kan oppveie denne tendensen ved å be alle om å ta undersøkelsen på slutten av interaksjonen. Dette vil øke etterlevelsen og gi deg et bredere spekter av kundeopplevelser, som vil hjelpe deg når du lærer å måle produktivitet.

8. Spor kostnadseffektivitet

Dette er en god beregning å ha, spesielt hvis de ansatte har noe skjønn over budsjettene sine. Du kan spore hvor mye hver person bruker og hvordan de bruker det mot produktiviteten.

Igjen er denne lett å koble til ligningen: Produktivitet = mengden penger som er brakt inn ÷ mengden brukt penger .

Å ha denne informasjonen er veldig nyttig i prognoser for utgifter og estimering av budsjetter.

9. Bruk egenevalueringer

Å be de ansatte om å gjøre selvevalueringer kan være en vinn-vinn for alle. Studier har vist at moral forbedres når ansatte føler at de er involvert og deres innspill blir tatt på alvor. Og som vi alle vet, høyt ansattes moral betyr høyere produktivitet .Reklame

Å bruke egenevalueringer er også en god måte å sikre at de ansatte og arbeidsgivernes mål er i tråd.

10. Overvåke tidsstyring

Dette er den største drapsmannen for produktivitet på arbeidsplassen. Tiden brukt på å surfe på internett, spille spill, sjekke e-post og foreta personlige samtaler bidrar til lavere produktivitet^[1].

Trikset er å begrense disse aktivitetene uten å bli nedlatende og påvirke moral. Studier har vist at folk flest vil følge regler som de føler er rettferdige og brukes på alle likt.

Selv om vi ideelt sett kan tro at ingen av disse aktivitetene skal gjøres på selskapstid, vil ansatte nesten helt sikkert ha en annen oppfatning. Fra et produktivitetssynspunkt er det best å ha retningslinjer og regler som blir sett på som rettferdige for begge sider når du lærer å måle produktivitet.

11. Analyser ny kundeanskaffelse

Vi har alle hørt uttrykket at det er dyrere å få en ny kunde enn å beholde en eksisterende. Og selv om det er veldig sant, må du kontinuerlig legge til nye kunder for at virksomheten din skal vokse.

Å vite hvordan du måler produktivitet via ny kundeanskaffelse vil sørge for at markedsføringsdollene dine blir brukt på en mest mulig effektiv måte. Dette er en annen beregning som det er lett å koble til formelen: Produktivitet = antall nye kunder ÷ mengden penger brukt på å skaffe seg disse kundene .

Hvis du for eksempel kjører noen form for reklamekampanje, kan du sammenligne resultatene og basere dine fremtidige utgifter deretter.

La oss si at det totale annonseringsbudsjettet ditt er $ 3000. Du setter $ 2000 i TV-annonser, $ 700 i radioannonser og $ 300 i trykte annonser. Når du sporer resultatene, finner du ut at TV-annonsen din produserte 50 nye kunder, radioannonsen din produserte 15 nye kunder, og din trykte annonse produserte 9 nye kunder.

La oss koble disse tallene til ligningen vår. TV produserte 50 nye kunder til en pris av $ 2000 (50 ÷ 2000 = .025, eller en produktivitetsrate på 2,5%). Radioannonsene produserte 15 nye kunder og kostet $ 700 (15 ÷ 700 = 0,022, eller en 2,2% produktivitet). Utskriftsannonser hentet 9 nye kunder og koster $ 300 (9 ÷ 300 = .03, eller 3% avkastning på produktiviteten).

Fra denne analysen er det klart at du ville få det største smellet for reklamedollaren din ved hjelp av trykte annonser.

12. Bruk Peer Feedback

Dette er spesielt nyttig når folk som jobber i team eller grupper. Selv om selvvurderinger kan være veldig nyttige, er den gjennomsnittlige personen notorisk dårlig til å vurdere sine egne evner.Reklame

Bare spør et rom fullt av mennesker hvor mange som anser seg å være en over gjennomsnittet driver, og du vil se 70% av hendene går opp^[2]! Nå vet vi tydelig at rundt 25% av sjåførene i virkeligheten er under gjennomsnittet, 25% er over gjennomsnittet og 50% er gjennomsnittet.

Ligger alle disse menneskene? Nei, de har bare ikke en nøyaktig vurdering av sine egne evner.

Det er det samme på arbeidsplassen. Å bruke tilbakemeldinger fra andre vil ofte gi en mer nøyaktig vurdering av en persons evner enn en egenvurdering ville gjort.

13. Oppmuntre til innovasjon og ikke straff svikt

Når det gjelder produktivitet, kan det være en fin måte å øke produktiviteten på å oppmuntre ansattes innspill og vedta ideene deres. Bare vær sikker på at eventuelle endringer du vedtar oversetter til høyere produktivitet.

La oss si at noen kommer til deg og ber om et underholdningsbudsjett, slik at de kan ta potensielle kunder med golf eller ut på middag. Ved å bruke enkle produktivitetsmålinger kan du enkelt lage en kostnadsnytteanalyse og enten utvide programmet til resten av salgsteamet, eller avslutte det helt.

Uansett har du fått verdifull kunnskap og økt moral ved å inkludere ansatte i beslutningsprosess .

14. Bruk en ekstern evaluator

Å bruke en ekstern evaluator er toppen av objektive evalueringer. Bedrifter som tilbyr profesjonelle evalueringer bruker høyt utdannet personell som til og med spesialiserer seg i spesifikke bransjer.

De vil utforme en komplett analyse av bedriftens produktivitetsnivå. I den endelige rapporten vil de komme med forslag og anbefalinger om hvordan du kan forbedre produktiviteten.

Mens fordelene med en profesjonell evaluering er mange, gjør kostnadene dem uoverkommelige for de fleste virksomheter.

Siste tanker

Dette er bare noen få av tingene du kan gjøre når du lærer å måle produktivitet. Noen kan fungere for din spesielle situasjon, og andre ikke.

Det viktigste du må huske når du bestemmer deg for hvordan du skal spore produktivitet, er å velge en metode som er i samsvar med dine mål. Når du har bestemt deg for det, er det bare å kontinuerlig overvåke fremdriften din, gjøre mindre justeringer og analysere resultatene av disse justeringene.

Næringslivet endrer seg raskt, og å ha de riktige verktøyene for å spore og overvåke produktiviteten din kan gi deg et forsprang på konkurrentene dine.Reklame

Flere produktivitetstips

• 50 måter å øke produktiviteten og oppnå mer på kortere tid
• 35 raske og enkle tips for bedre produktivitet
• 40 Kraftige produktivitets sitater fra svært vellykkede mennesker

Fremhevet fotokreditt: William Iven via unsplash.com

Henvisning